HR neu gedacht

The shortage of skilled workers poses major challenges for companies in all sectors. 

Personnel service providers such as Trenkwalder must also realign themselves and think beyond pure temporary work and employee leasing. The Trenkwalder Group AG has recognized the needs of its customers and successfully embraced this change. 

In an interview with Wirtschaftsforum, CEO Mark Pollok talks about the transformation from recruiter to successful partner at eye level, about further expansion plans and about the importance of temporary work for the topic of migration.

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Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen aller Branchen vor große Herausforderungen. 

Auch Personaldienstleister wie Trenkwalder müssen sich neu ausrichten und über die reine Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung hinausdenken. 

Die Trenkwalder Group AG hat die Bedürfnisse ihrer Kunden erkannt und sich erfolgreich auf diesen Wandel eingelassen. Im Interview mit dem Wirtschaftsforum spricht CEO Mark Pollok über den Wandel vom Recruiter zum erfolgreichen Partner auf Augenhöhe, über weitere Expansionsvorhaben und über die Bedeutung von Zeitarbeit für das Thema Migration.

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Wie Weiterbildungen den Weg in neue Berufsfelder ebnen

The world of work is changing rapidly. Digitalization, automation, and new business models are increasingly breaking down traditional career paths. Instead of linear career trajectories, a new concept is gaining prominence: Career 2.0—flexible, learning-oriented, and open to professional reorientation. Continuing education plays a central role in this. It is the key to unlocking new opportunities and actively shaping one’s own professional path.

Just a few decades ago, it was common to stay in the profession one had learned for a lifetime. Today, however, changing jobs, switching industries, and acquiring new skills are a natural part of career development. Reasons for this include:

•    Technological progress and digitalization

•    Skills shortages in certain industries

•    Changing expectations of employees

This transformation opens up opportunities—especially for those who are willing to continuously develop their skills.

Continuing education has long been more than just a “nice-to-have.” It is a crucial factor in staying ahead in your career or even breaking new ground. Whether it’s part-time courses, certificate programs, or career change training—the options are diverse.

Continuing education programs are particularly valuable when they:

With the right qualifications, you can also successfully transition to a new industry—for example, from business administration to IT, from marketing to project management, or from an operational role to a strategic one.

New Opportunities Through Lifelong Learning

The concept of “lifelong learning” is more relevant today than ever before. Those who continuously invest in their skills not only enhance their appeal in the job market but also increase their personal satisfaction.

Especially in times of uncertainty or career upheaval, continuing education can serve as an important anchor—and at the same time, the starting point for something 

Entering a new professional field often seems challenging—but with the right strategy, it is well within reach. The key is:

1. Define your goal: Where do you want your career journey to take you?

2. Analyze your skills: What abilities do I already possess?

3. Fill knowledge gaps: Select appropriate continuing education programs

4. Leverage networks: Build connections and benefit from others’ experiences

5. Show courage: Take the leap and seize 

 and career changers, as they bring fresh perspectives and new ways of thinking.

The traditional career ladder is a thing of the past—today, what counts is a willingness to grow and explore new paths. Continuing education is a key tool for broadening your professional horizons and actively shaping your future.

Those who invest in themselves not only remain competitive but also gain the freedom to shape their own 

Career 2.0 means staying flexible, being curious, and recognizing 

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Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Digitalisierung, Automatisierung und neue Geschäftsmodelle sorgen dafür, dass klassische Karrierewege zunehmend aufgebrochen werden. Statt linearer Lebensläufe gewinnt ein neues Konzept an Bedeutung: die Karriere 2.0 – flexibel, lernorientiert und offen für berufliche Neuausrichtung. Eine zentrale Rolle dabei spielen Weiterbildungen. Sie sind der Schlüssel, um neue Perspektiven zu erschließen und den eigenen beruflichen Weg aktiv zu gestalten.

Noch vor wenigen Jahrzehnten war es üblich, ein Leben lang im erlernten Beruf zu bleiben. Heute hingegen gehören Jobwechsel, Branchenwechsel und das Erlernen neuer Fähigkeiten ganz selbstverständlich zur Karriereentwicklung. Gründe dafür sind unter anderem:

Dieser Wandel eröffnet Chancen – insbesondere für alle, die bereit sind, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Weiterbildung ist längst mehr als nur ein „Nice-to-have“. Sie ist ein entscheidender Faktor, um beruflich am Ball zu bleiben oder sogar komplett neue Wege einzuschlagen. Ob berufsbegleitende Kurse, Zertifikatsprogramme oder Umschulungen – die Möglichkeiten sind vielfältig.

Besonders wertvoll sind Weiterbildungen, die:

Mit den richtigen Qualifikationen lassen sich auch Branchenwechsel erfolgreich meistern – etwa vom kaufmännischen Bereich in die IT, vom Marketing ins Projektmanagement oder vom operativen Job in eine strategische Rolle.

Der Begriff „lebenslanges Lernen“ ist heute aktueller denn je. Wer kontinuierlich in seine Fähigkeiten investiert, steigert nicht nur seine Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt, sondern auch seine persönliche Zufriedenheit.

Gerade in Zeiten von Unsicherheit oder beruflichen Umbrüchen kann Weiterbildung ein wichtiger Anker sein – und gleichzeitig der Startpunkt für etwas 

Der Einstieg in ein neues Berufsfeld wirkt oft herausfordernd – ist aber mit der richtigen Strategie gut machbar. Wichtig ist:

Viele Unternehmen schätzen heute vielfältige 

 und Quereinsteiger*innen, da sie frische Perspektiven und neue Denkweisen mitbringen.

Die klassische Karriereleiter hat ausgedient – heute zählt die Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln und neue Wege zu gehen. Weiterbildungen sind dabei ein entscheidender Hebel, um den eigenen beruflichen Horizont zu erweitern und aktiv die Zukunft zu gestalten.

Wer in sich investiert, bleibt nicht nur wettbewerbsfähig, sondern gewinnt auch die Freiheit, die eigene 

 selbstbestimmt zu formen. Karriere 2.0 bedeutet: flexibel bleiben, neugierig sein und Chancen erkennen.

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Make-or-Buy im Recruiting: Welche HR-Prozesse Unternehmen intern behalten sollten – und wo externe Partner entlasten

Recruiting has become significantly more demanding for many companies. Labor markets are tighter, candidates are more selective, departments expect faster hiring and internal HR teams are often already operating at full capacity.

“Should recruiting stay in-house or be outsourced?”

 into a strategic make-or-buy decision. Companies need to understand which recruiting and HR processes they should control internally – and where external staffing partners can provide faster, more scalable and more cost-effective support.

Outsourcing recruiting does not mean giving up control.

 It means keeping strategic responsibilities in-house while assigning operational, time-consuming or fluctuating tasks to external experts.

What Does Make-or-Buy Mean in Recruiting?

Make-or-buy in recruiting means that companies consciously decide which recruiting tasks they handle internally and which they assign to external partners.

 This may include active sourcing, applicant management, candidate pre-screening, permanent placement, temporary staffing, flexible workforce models or entire recruiting processes.

The goal is not to outsource as much as possible. The goal is to create an economically sensible division of responsibilities. The company keeps control over strategy, culture and final hiring decisions. External partners support areas where speed, reach, market knowledge or scalability are decisive.

Why Make-or-Buy in Recruiting Is Becoming More Important

Many HR departments are still responsible for traditional core tasks such as contract management, payroll, HR administration, employee data and employment law topics. At the same time, they are expected to recruit more actively, strengthen employer branding, approach candidates directly and advise departments strategically.

In daily operations, this often creates bottlenecks. Vacancies remain open longer, managers spend more time on recruiting, operational teams come under pressure and selection processes become inconsistent.

This is especially relevant for mid-sized companies, industrial businesses, logistics providers, production sites, administrative teams and customer service organizations. They increasingly need to ask: 

Which recruiting tasks do we really need to manage ourselves – and which can external staffing partners handle more efficiently?

Outsourcing Recruiting Without Losing Control

A common concern is that companies lose influence over hiring decisions when they involve external partners.

This does not have to be the case. Successful recruiting outsourcing clearly separates 

Companies should continue to define which profiles they need, which requirements are essential, what kind of culture candidates need to fit into and who is ultimately hired.

External staffing partners can support tasks that are especially time-consuming or require specific market access: candidate acquisition, direct search, applicant management, pre-screening, administration or flexible staffing models.

This keeps decision-making authority inside the company while reducing workload for HR teams and departments.

Which Recruiting Processes Should Stay In-House?

Not every HR task is suitable for outsourcing. Some areas are closely linked to strategy, culture and leadership and should therefore remain under internal control.

The question of which skills a company will need in the next 12, 24 or 36 months is a strategic leadership responsibility. It depends on growth plans, digitalization, production planning, location strategy and market development.

External partners can provide market insights, salary indications and candidate availability data. However, the decision about which roles will be business-critical in the future must remain internal.

Employer Branding and Employer Positioning

A company can receive support with communication, campaigns and candidate messaging. But its true employer identity cannot be fully outsourced.

What makes the company attractive as an employer? Which values are genuinely lived? Which promises can credibly be made to candidates? These answers must come from within the organization.

The final hiring decision should always remain with the company. Only internal managers and teams can fully assess whether a person is the right professional, cultural and organizational fit.

External partners can identify, approach and pre-screen suitable candidates. The final decision remains internal.

Even if an external partner supports the search process, integrating new employees remains an internal responsibility. Onboarding, leadership, team integration and long-term retention cannot be fully delegated.

Where External Staffing Partners Provide Measurable Relief

External support is especially valuable when recruiting tasks are operationally demanding, time-critical or difficult to scale.

Candidate Acquisition and Active Sourcing

Actively approaching suitable candidates requires time, experience, tools and networks. For many companies, it is not economically sensible to build dedicated sourcing structures for every occupational group.

Especially for skilled trades, shift workers, logistics roles, commercial specialists and technical functions, external staffing partners can often provide faster access to suitable candidates.

A large part of recruiting effort happens before the final interview: reviewing applications, contacting candidates, checking availability, completing documents, matching requirements and coordinating appointments.

These tasks require a lot of time but are not always strategic. External partners can reduce workload by presenting only suitable and pre-qualified profiles.

Internal HR teams are usually designed for an average hiring demand. Bottlenecks occur when many positions need to be filled at the same time and at short notice.

Typical triggers include new orders, seasonal peaks, production ramp-ups, site expansions, project launches or sickness-related absences. External staffing partners can add speed and flexibility in these situations.

Temporary Staffing and Flexible Workforce Models

Temporary staffing, employee leasing and project-based staffing models involve administrative and legal requirements. These include workforce planning, contract documentation, deadlines, equal-pay regulations, working time issues and compliance.

Experienced staffing partners have established processes and routines to implement flexible staffing models efficiently and in line with legal requirements.

Specialized Search in Tight Labor Markets

Some profiles are difficult to reach through traditional job ads. This applies, for example, to maintenance, quality management, production, logistics, technical professions or technical sales roles.

In these cases, simply publishing a job ad is often not enough. Direct approach, market knowledge and existing candidate pools are needed.

Common Mistakes in Make-or-Buy Recruiting Decisions

Many companies only consider external support once pressure is already high. This often creates avoidable costs.

One common mistake is comparing only direct costs. External provider fees are visible, while internal effort is often underestimated. But internal recruiting also consumes time from HR, managers and departments.

Vacancy costs must also be considered: production delays, overtime, postponed projects, lower service quality or additional pressure on existing teams.

Another mistake is trying to fill all roles with the same recruiting model. Production workers, commercial profiles, specialists, technical experts and executives differ significantly in search channels, availability and selection processes.

A sound make-or-buy decision therefore considers role type, urgency, hiring volume, qualification level, labor market availability and internal capacity.

Recruiting outsourcing or external staffing support can be particularly useful when several of the following points apply:

The more points apply, the more likely it is that external recruiting support will be economically worthwhile.

Which External Recruiting Models Are Available?

 is suitable when companies are looking for direct hires but lack internal sourcing capacity or face a difficult candidate market. The staffing partner identifies suitable candidates, checks their fit and supports the process. The employment contract is concluded directly between the candidate and the company.

 is useful for short-term, seasonal or fluctuating staffing needs. Companies gain flexibility without immediately entering into long-term employment commitments. This model is particularly relevant in production, logistics, warehousing, industry and service areas.

, is suitable for companies with high hiring volumes or standardized recruiting processes. An external partner takes over defined parts of recruiting or the entire process.

 go beyond filling individual positions. They support operational sub-processes or entire functional areas, for example in warehousing, assembly, quality checks, administration or workforce management.

How Companies Can Make a Sound Make-or-Buy Decision

A strong decision is based on transparency rather than gut feeling.

First, companies should map which recruiting tasks are currently handled internally and how much time they actually require. Next, staffing needs should be structured: Which roles are needed regularly? Where do short-term peaks occur? Which profiles are particularly difficult to find?

After that, costs should be compared realistically. This includes internal working time, opportunity costs, vacancy costs, job advertising costs, tool costs and potential provider fees.

A practical starting point is often a pilot project – for example for one occupational group, one location or one clearly defined staffing need. Useful KPIs include time-to-fill, candidate quality, process workload, cost per hire and department satisfaction.

Conclusion: More Efficient Recruiting Without Giving Up Control

Make-or-buy in recruiting is rarely an either-or decision. The best solution is often a hybrid model: companies keep strategy, culture and final hiring decisions in-house while assigning operational, time-consuming or fluctuating tasks to external partners.

This keeps control within the company while reducing workload for HR teams and departments.

We support companies in assessing staffing needs, choosing suitable recruiting models and making HR processes more efficient – from permanent placement and temporary staffing to comprehensive process support.

Would you like to find out which recruiting or HR processes in your company could be meaningfully relieved? A structured needs analysis is the first step.

Recruiting ist heute für viele Unternehmen deutlich anspruchsvoller als noch vor einigen Jahren. Der Arbeitsmarkt ist enger geworden, Bewerberinnen und Bewerber sind wählerischer, Fachbereiche erwarten schnelle Besetzungen und interne HR-Teams arbeiten häufig bereits an der Kapazitätsgrenze.

 zu einer strategischen Make-or-Buy-Entscheidung. Unternehmen müssen prüfen, welche Recruiting- und HR-Prozesse sie selbst steuern sollten – und wo externe Personaldienstleister effizienter, schneller oder wirtschaftlicher unterstützen können.

Recruiting auszulagern bedeutet nicht, Kontrolle abzugeben.

 Entscheidend ist, strategische Aufgaben intern zu behalten und operative, zeitintensive oder stark schwankende Prozesse gezielt extern unterstützen zu lassen.

Make-or-Buy im Recruiting bedeutet, dass Unternehmen bewusst entscheiden, welche Recruiting-Aufgaben intern erbracht und welche an externe Partner vergeben werden.

 Dazu zählen beispielsweise Active Sourcing, Bewerbermanagement, Vorqualifikation, Personalvermittlung, Zeitarbeit, flexible Beschäftigungsmodelle oder ganze Recruiting-Prozesse.

Ziel ist nicht, möglichst viel auszulagern. Ziel ist eine wirtschaftlich sinnvolle Aufgabenteilung: Das Unternehmen behält Strategie, Kultur und Entscheidungshoheit. Externe Partner übernehmen dort, wo Geschwindigkeit, Reichweite, Marktkenntnis oder Skalierbarkeit gefragt sind.

Warum Make-or-Buy im Recruiting immer wichtiger wird

Viele HR-Abteilungen übernehmen weiterhin klassische Kernaufgaben wie Vertragsmanagement, Lohnabrechnung, Personaladministration, Stammdatenpflege und arbeitsrechtliche Themen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an modernes Recruiting: HR soll Kandidaten aktiv ansprechen, Arbeitgebermarken stärken, Fachbereiche beraten und offene Stellen schneller besetzen.

In der Praxis führt das häufig zu Engpässen. Stellen bleiben länger offen, Führungskräfte investieren mehr Zeit in Recruiting-Aufgaben, operative Teams geraten unter Druck und Auswahlprozesse werden uneinheitlich.

Besonders im Mittelstand, in Industrie, Logistik, Produktion, Verwaltung und Kundenservice stellt sich deshalb immer häufiger die Frage: 

Welche Recruiting-Aufgaben müssen wir wirklich selbst erledigen – und welche können externe Personaldienstleister besser übernehmen?

Recruiting auslagern, ohne Kontrolle zu verlieren

Ein häufiger Vorbehalt gegenüber Recruiting Outsourcing lautet: Wer externe Partner einbindet, verliert Einfluss auf die Personalentscheidung.

Das muss nicht sein. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit trennt klar zwischen 

Intern bleiben sollte die Entscheidung darüber, welche Profile gesucht werden, welche Anforderungen wichtig sind, welche Unternehmenskultur zu den Kandidatinnen und Kandidaten passen muss und wer final eingestellt wird.

Externe Personaldienstleister können dagegen bei Aufgaben unterstützen, die besonders zeitintensiv sind oder spezielle Marktkenntnis erfordern: Kandidatengewinnung, Direktansprache, Bewerbermanagement, Vorqualifikation, Administration oder flexible Personalmodelle.

So bleibt die Entscheidungshoheit im Unternehmen, während HR und Fachbereiche spürbar entlastet werden.

Welche Recruiting-Prozesse sollten Unternehmen intern behalten?

Nicht jede HR-Aufgabe eignet sich für externe Unterstützung. Einige Prozesse sind eng mit Strategie, Kultur und Führung verbunden und sollten deshalb intern gesteuert werden.

Die Frage, welche Kompetenzen ein Unternehmen in den nächsten 12, 24 oder 36 Monaten benötigt, ist eine strategische Führungsaufgabe. Sie hängt von Wachstum, Digitalisierung, Produktionsplanung, Standortstrategie und Marktentwicklung ab.

Externe Partner können Marktinformationen, Gehaltsindikationen und Einschätzungen zur Verfügbarkeit von Kandidaten liefern. Die Entscheidung, welche Rollen künftig geschäftskritisch sind, muss jedoch intern getroffen werden.

Employer Branding und Arbeitgeberpositionierung

Ein Unternehmen kann sich bei Kommunikation, Kampagnen und Ansprache unterstützen lassen. Die eigentliche Arbeitgeberidentität lässt sich jedoch nicht vollständig auslagern.

Was macht das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv? Welche Werte werden tatsächlich gelebt? Welche Versprechen können Bewerbenden glaubwürdig gegeben werden? Diese Antworten müssen aus der Organisation selbst kommen.

Die finale Auswahl sollte immer beim Unternehmen liegen. Nur interne Führungskräfte und Teams können beurteilen, ob eine Person fachlich, kulturell und organisatorisch wirklich passt.

Externe Partner können geeignete Kandidatinnen und Kandidaten identifizieren, vorqualifizieren und empfehlen. Die letzte Entscheidung bleibt intern.

Auch wenn ein externer Partner bei der Suche unterstützt, bleibt die Integration neuer Mitarbeitender Aufgabe des Unternehmens. Onboarding, Führung, Teamanschluss und langfristige Bindung können nicht vollständig delegiert werden.

Wo externe Personaldienstleister messbar entlasten

Externe Unterstützung ist besonders sinnvoll, wenn Recruiting-Aufgaben operativ aufwendig, zeitkritisch oder schwer skalierbar sind.

Die aktive Ansprache passender Kandidatinnen und Kandidaten braucht Zeit, Erfahrung, Tools und Netzwerke. Für viele Unternehmen ist es nicht wirtschaftlich, für jede Berufsgruppe eigene Sourcing-Strukturen aufzubauen.

Gerade bei gewerblich-technischen Fachkräften, Schichtpersonal, Logistikprofilen, kaufmännischen Spezialisten oder technischen Funktionen können externe Personaldienstleister schneller Zugang zu passenden Kandidaten schaffen.

Ein großer Teil des Recruiting-Aufwands entsteht vor dem eigentlichen Interview: Bewerbungen prüfen, Kandidaten kontaktieren, Verfügbarkeiten klären, Unterlagen vervollständigen, Anforderungen abgleichen und Termine koordinieren.

Diese Aufgaben binden viel Zeit, sind aber nicht immer strategisch. Externe Partner können hier entlasten, indem sie nur passende und vorqualifizierte Profile vorstellen.

Kurzfristige oder schwankende Personalbedarfe

Interne HR-Teams sind meist auf einen durchschnittlichen Bedarf ausgelegt. Wenn plötzlich viele Stellen parallel besetzt werden müssen, entstehen Engpässe.

Typische Auslöser sind neue Aufträge, saisonale Spitzen, Produktionshochläufe, Standorterweiterungen, Projektstarts oder krankheitsbedingte Ausfälle. Externe Personaldienstleister können in solchen Situationen zusätzliche Geschwindigkeit und Flexibilität schaffen.

Zeitarbeit und flexible Beschäftigungsmodelle

Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung und projektbezogene Einsätze bringen administrative und rechtliche Anforderungen mit sich. Dazu zählen Einsatzplanung, Vertragsdokumentation, Fristen, Equal-Pay-Regelungen, Arbeitszeitfragen und Compliance.

Erfahrene Personaldienstleister verfügen über etablierte Prozesse und Routinen, um solche Modelle effizient und rechtssicher umzusetzen.

Spezialisierte Suche in engen Arbeitsmärkten

Einige Profile sind über klassische Stellenanzeigen kaum erreichbar. Das betrifft zum Beispiel Instandhaltung, Qualitätsmanagement, Produktion, Logistik, technische Berufe oder technische Vertriebsrollen.

In solchen Fällen reichen Jobanzeigen oft nicht aus. Gefragt sind Direktansprache, Marktkenntnis und bestehende Kandidatenpools.

Typische Fehler bei Make-or-Buy-Entscheidungen im Recruiting

Viele Unternehmen entscheiden erst dann über externe Unterstützung, wenn der Druck bereits hoch ist. Das führt häufig zu vermeidbaren Kosten.

Ein häufiger Fehler ist der reine Vergleich direkter Kosten. Die Kosten eines externen Dienstleisters werden sichtbar, der interne Aufwand dagegen oft unterschätzt. Doch auch internes Recruiting bindet Zeit von HR, Führungskräften und Fachbereichen.

Hinzu kommen Vakanzkosten: Produktionsverzögerungen, Überstunden, verschobene Projekte, geringere Servicequalität oder zusätzliche Belastung bestehender Teams.

Ein weiterer Fehler besteht darin, alle Stellen mit demselben Recruiting-Modell besetzen zu wollen. Produktionsmitarbeitende, kaufmännische Profile, Spezialisten, technische Fachkräfte und Führungskräfte unterscheiden sich deutlich in Suchkanälen, Verfügbarkeit und Auswahlprozess.

Eine gute Make-or-Buy-Entscheidung betrachtet deshalb Rolle, Dringlichkeit, Volumen, Qualifikationsniveau, Arbeitsmarktverfügbarkeit und interne Kapazitäten.

Wann lohnt es sich, Recruiting auszulagern?

Recruiting Outsourcing oder externe Unterstützung kann besonders sinnvoll sein, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

Je mehr Punkte zutreffen, desto wahrscheinlicher ist es, dass externe Recruiting-Unterstützung wirtschaftlich sinnvoll ist.

Welche externen Recruiting-Modelle gibt es?

 eignet sich, wenn Unternehmen Festanstellungen suchen, aber interne Sourcing-Kapazitäten fehlen oder der Kandidatenmarkt schwierig ist. Der Personaldienstleister identifiziert geeignete Kandidaten, prüft die Passung vor und begleitet den Prozess. Die Einstellung erfolgt direkt beim Unternehmen.

 ist sinnvoll bei kurzfristigen, saisonalen oder schwankenden Personalbedarfen. Unternehmen gewinnen Flexibilität, ohne sofort langfristige Beschäftigungsverpflichtungen einzugehen. Besonders in Produktion, Logistik, Lager, Industrie und Servicebereichen kann Zeitarbeit Teams schnell verstärken.

, eignet sich für Unternehmen mit hohem Einstellungsvolumen oder standardisierbaren Recruiting-Prozessen. Ein externer Partner übernimmt definierte Teile des Recruitings oder den gesamten Prozess.

 gehen über einzelne Stellenbesetzungen hinaus. Sie unterstützen operative Teilprozesse oder ganze Funktionsbereiche, etwa in Lager, Montage, Qualitätsprüfung, Administration oder Workforce Management.

So treffen Unternehmen eine fundierte Make-or-Buy-Entscheidung

Eine gute Entscheidung basiert nicht auf Bauchgefühl, sondern auf Transparenz.

Zuerst sollten Unternehmen erfassen, welche Recruiting-Aufgaben aktuell intern erledigt werden und wie viel Zeit sie tatsächlich binden. Danach sollten Personalbedarfe strukturiert werden: Welche Rollen werden regelmäßig benötigt? Wo gibt es kurzfristige Spitzen? Welche Profile sind besonders schwer zu finden?

Anschließend sollten die Kosten realistisch verglichen werden. Dazu gehören interne Arbeitszeit, Opportunitätskosten, Vakanzkosten, Anzeigenkosten, Toolkosten und mögliche Dienstleisterkosten.

Ein sinnvoller Einstieg ist häufig ein Pilotprojekt – zum Beispiel für eine Berufsgruppe, einen Standort oder einen klar abgegrenzten Personalbedarf. Wichtige Kennzahlen sind Time-to-Fill, Kandidatenqualität, Prozessaufwand, Kosten pro Einstellung und Zufriedenheit der Fachbereiche.

Fazit: Recruiting effizienter machen, ohne Entscheidungshoheit abzugeben

Make-or-Buy im Recruiting ist keine Entweder-oder-Frage. Die beste Lösung ist häufig ein hybrides Modell: Unternehmen behalten Strategie, Kultur und finale Personalentscheidungen intern und geben operative, zeitintensive oder stark schwankende Aufgaben gezielt an externe Partner ab.

So bleibt die Kontrolle im Unternehmen, während HR-Teams und Fachbereiche spürbar entlastet werden.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, Personalbedarfe realistisch einzuordnen, passende Recruiting-Modelle zu wählen und HR-Prozesse effizienter aufzustellen – von Personalvermittlung und Zeitarbeit bis hin zu umfassender Prozessunterstützung.

Sie möchten wissen, welche Recruiting- oder HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen sinnvoll entlastet werden können? Eine strukturierte Bedarfsanalyse ist der erste Schritt.

Workforce Planning statt Reaktiv-Recruiting: Wie Unternehmen Personalbedarf strategisch steuern

Many companies only react to recruitment needs once the situation has become acute. A position becomes vacant, projects are under pressure, teams are reaching their limits – and suddenly the role needs to be filled ‘as quickly as possible’.

This reactive approach is still the norm in many organisations. However, it is costly, prone to errors and leads to structural bottlenecks in the long term.

This is precisely where workforce planning comes in: not reacting, but thinking ahead.

Reactive recruitment often arises from operational necessity. At the same time, it brings with it typical challenges:

The problem here is not so much the individual hire, but the lack of predictability behind it. Companies optimise in the short term – but lose efficiency in the long term.

systematic planning of staffing requirements based on business objectives, projections and scenarios

Instead of asking “Which position is currently vacant?”, the focus is on the question:

“Which skills will be needed in the coming months and years – and when?”

Among other things, the following are taken into account:

The aim is to identify staffing requirements at an early stage and prepare for them in a targeted manner.

From reaction to planning: the key shift in perspective

The difference between reactive recruitment and workforce planning lies primarily in the timing of the decision.

The next level of HR

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