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In den letzten Tagen haben verschiedene Medien über einen Cyberangriff auf einen österreichischen IT-Dienstleister berichtet. Dieser Dienstleister war in der Vergangenheit auch für uns als externer Lohnverrechner tätig. Nach aktuellem Stand wurden dabei personenbezogene Daten aus den Systemen des Dienstleisters unbefugt abgegriffen.

Wir stehen seit Bekanntwerden des Vorfalls in engem Austausch mit dem betroffenen Unternehmen sowie der Datenschutzbehörde. Die uns übermittelten Informationen wurden sorgfältig geprüft. Betroffen sind ausschließlich historische Daten aus den Jahren 2017 bis 2021, die seinerzeit über diesen Dienstleister verarbeitet wurden.

Wir informieren und unterstützen alle betroffenen Personen gezielt und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Sollten Sie Fragen haben oder der Meinung sein, betroffen zu sein, steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne und vertraulich zur Verfügung: DatenschutzAT@trenkwalder.com

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns höchste Priorität. Wir arbeiten laufend daran, die Sicherheit der uns anvertrauten Informationen zu gewährleisten und mögliche Risiken zu minimieren.

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Make-or-Buy im Recruiting: Welche HR-Prozesse Unternehmen intern behalten sollten – und wo externe Partner entlasten

Recruiting has become significantly more demanding for many companies. Labor markets are tighter, candidates are more selective, departments expect faster hiring and internal HR teams are often already operating at full capacity.

“Should recruiting stay in-house or be outsourced?”

 into a strategic make-or-buy decision. Companies need to understand which recruiting and HR processes they should control internally – and where external staffing partners can provide faster, more scalable and more cost-effective support.

Outsourcing recruiting does not mean giving up control.

 It means keeping strategic responsibilities in-house while assigning operational, time-consuming or fluctuating tasks to external experts.

What Does Make-or-Buy Mean in Recruiting?

Make-or-buy in recruiting means that companies consciously decide which recruiting tasks they handle internally and which they assign to external partners.

 This may include active sourcing, applicant management, candidate pre-screening, permanent placement, temporary staffing, flexible workforce models or entire recruiting processes.

The goal is not to outsource as much as possible. The goal is to create an economically sensible division of responsibilities. The company keeps control over strategy, culture and final hiring decisions. External partners support areas where speed, reach, market knowledge or scalability are decisive.

Why Make-or-Buy in Recruiting Is Becoming More Important

Many HR departments are still responsible for traditional core tasks such as contract management, payroll, HR administration, employee data and employment law topics. At the same time, they are expected to recruit more actively, strengthen employer branding, approach candidates directly and advise departments strategically.

In daily operations, this often creates bottlenecks. Vacancies remain open longer, managers spend more time on recruiting, operational teams come under pressure and selection processes become inconsistent.

This is especially relevant for mid-sized companies, industrial businesses, logistics providers, production sites, administrative teams and customer service organizations. They increasingly need to ask: 

Which recruiting tasks do we really need to manage ourselves – and which can external staffing partners handle more efficiently?

Outsourcing Recruiting Without Losing Control

A common concern is that companies lose influence over hiring decisions when they involve external partners.

This does not have to be the case. Successful recruiting outsourcing clearly separates 

Companies should continue to define which profiles they need, which requirements are essential, what kind of culture candidates need to fit into and who is ultimately hired.

External staffing partners can support tasks that are especially time-consuming or require specific market access: candidate acquisition, direct search, applicant management, pre-screening, administration or flexible staffing models.

This keeps decision-making authority inside the company while reducing workload for HR teams and departments.

Which Recruiting Processes Should Stay In-House?

Not every HR task is suitable for outsourcing. Some areas are closely linked to strategy, culture and leadership and should therefore remain under internal control.

The question of which skills a company will need in the next 12, 24 or 36 months is a strategic leadership responsibility. It depends on growth plans, digitalization, production planning, location strategy and market development.

External partners can provide market insights, salary indications and candidate availability data. However, the decision about which roles will be business-critical in the future must remain internal.

Employer Branding and Employer Positioning

A company can receive support with communication, campaigns and candidate messaging. But its true employer identity cannot be fully outsourced.

What makes the company attractive as an employer? Which values are genuinely lived? Which promises can credibly be made to candidates? These answers must come from within the organization.

The final hiring decision should always remain with the company. Only internal managers and teams can fully assess whether a person is the right professional, cultural and organizational fit.

External partners can identify, approach and pre-screen suitable candidates. The final decision remains internal.

Even if an external partner supports the search process, integrating new employees remains an internal responsibility. Onboarding, leadership, team integration and long-term retention cannot be fully delegated.

Where External Staffing Partners Provide Measurable Relief

External support is especially valuable when recruiting tasks are operationally demanding, time-critical or difficult to scale.

Candidate Acquisition and Active Sourcing

Actively approaching suitable candidates requires time, experience, tools and networks. For many companies, it is not economically sensible to build dedicated sourcing structures for every occupational group.

Especially for skilled trades, shift workers, logistics roles, commercial specialists and technical functions, external staffing partners can often provide faster access to suitable candidates.

A large part of recruiting effort happens before the final interview: reviewing applications, contacting candidates, checking availability, completing documents, matching requirements and coordinating appointments.

These tasks require a lot of time but are not always strategic. External partners can reduce workload by presenting only suitable and pre-qualified profiles.

Internal HR teams are usually designed for an average hiring demand. Bottlenecks occur when many positions need to be filled at the same time and at short notice.

Typical triggers include new orders, seasonal peaks, production ramp-ups, site expansions, project launches or sickness-related absences. External staffing partners can add speed and flexibility in these situations.

Temporary Staffing and Flexible Workforce Models

Temporary staffing, employee leasing and project-based staffing models involve administrative and legal requirements. These include workforce planning, contract documentation, deadlines, equal-pay regulations, working time issues and compliance.

Experienced staffing partners have established processes and routines to implement flexible staffing models efficiently and in line with legal requirements.

Specialized Search in Tight Labor Markets

Some profiles are difficult to reach through traditional job ads. This applies, for example, to maintenance, quality management, production, logistics, technical professions or technical sales roles.

In these cases, simply publishing a job ad is often not enough. Direct approach, market knowledge and existing candidate pools are needed.

Common Mistakes in Make-or-Buy Recruiting Decisions

Many companies only consider external support once pressure is already high. This often creates avoidable costs.

One common mistake is comparing only direct costs. External provider fees are visible, while internal effort is often underestimated. But internal recruiting also consumes time from HR, managers and departments.

Vacancy costs must also be considered: production delays, overtime, postponed projects, lower service quality or additional pressure on existing teams.

Another mistake is trying to fill all roles with the same recruiting model. Production workers, commercial profiles, specialists, technical experts and executives differ significantly in search channels, availability and selection processes.

A sound make-or-buy decision therefore considers role type, urgency, hiring volume, qualification level, labor market availability and internal capacity.

Recruiting outsourcing or external staffing support can be particularly useful when several of the following points apply:

The more points apply, the more likely it is that external recruiting support will be economically worthwhile.

Which External Recruiting Models Are Available?

 is suitable when companies are looking for direct hires but lack internal sourcing capacity or face a difficult candidate market. The staffing partner identifies suitable candidates, checks their fit and supports the process. The employment contract is concluded directly between the candidate and the company.

 is useful for short-term, seasonal or fluctuating staffing needs. Companies gain flexibility without immediately entering into long-term employment commitments. This model is particularly relevant in production, logistics, warehousing, industry and service areas.

, is suitable for companies with high hiring volumes or standardized recruiting processes. An external partner takes over defined parts of recruiting or the entire process.

 go beyond filling individual positions. They support operational sub-processes or entire functional areas, for example in warehousing, assembly, quality checks, administration or workforce management.

How Companies Can Make a Sound Make-or-Buy Decision

A strong decision is based on transparency rather than gut feeling.

First, companies should map which recruiting tasks are currently handled internally and how much time they actually require. Next, staffing needs should be structured: Which roles are needed regularly? Where do short-term peaks occur? Which profiles are particularly difficult to find?

After that, costs should be compared realistically. This includes internal working time, opportunity costs, vacancy costs, job advertising costs, tool costs and potential provider fees.

A practical starting point is often a pilot project – for example for one occupational group, one location or one clearly defined staffing need. Useful KPIs include time-to-fill, candidate quality, process workload, cost per hire and department satisfaction.

Conclusion: More Efficient Recruiting Without Giving Up Control

Make-or-buy in recruiting is rarely an either-or decision. The best solution is often a hybrid model: companies keep strategy, culture and final hiring decisions in-house while assigning operational, time-consuming or fluctuating tasks to external partners.

This keeps control within the company while reducing workload for HR teams and departments.

We support companies in assessing staffing needs, choosing suitable recruiting models and making HR processes more efficient – from permanent placement and temporary staffing to comprehensive process support.

Would you like to find out which recruiting or HR processes in your company could be meaningfully relieved? A structured needs analysis is the first step.

Recruiting ist heute für viele Unternehmen deutlich anspruchsvoller als noch vor einigen Jahren. Der Arbeitsmarkt ist enger geworden, Bewerberinnen und Bewerber sind wählerischer, Fachbereiche erwarten schnelle Besetzungen und interne HR-Teams arbeiten häufig bereits an der Kapazitätsgrenze.

 zu einer strategischen Make-or-Buy-Entscheidung. Unternehmen müssen prüfen, welche Recruiting- und HR-Prozesse sie selbst steuern sollten – und wo externe Personaldienstleister effizienter, schneller oder wirtschaftlicher unterstützen können.

Recruiting auszulagern bedeutet nicht, Kontrolle abzugeben.

 Entscheidend ist, strategische Aufgaben intern zu behalten und operative, zeitintensive oder stark schwankende Prozesse gezielt extern unterstützen zu lassen.

Make-or-Buy im Recruiting bedeutet, dass Unternehmen bewusst entscheiden, welche Recruiting-Aufgaben intern erbracht und welche an externe Partner vergeben werden.

 Dazu zählen beispielsweise Active Sourcing, Bewerbermanagement, Vorqualifikation, Personalvermittlung, Zeitarbeit, flexible Beschäftigungsmodelle oder ganze Recruiting-Prozesse.

Ziel ist nicht, möglichst viel auszulagern. Ziel ist eine wirtschaftlich sinnvolle Aufgabenteilung: Das Unternehmen behält Strategie, Kultur und Entscheidungshoheit. Externe Partner übernehmen dort, wo Geschwindigkeit, Reichweite, Marktkenntnis oder Skalierbarkeit gefragt sind.

Warum Make-or-Buy im Recruiting immer wichtiger wird

Viele HR-Abteilungen übernehmen weiterhin klassische Kernaufgaben wie Vertragsmanagement, Lohnabrechnung, Personaladministration, Stammdatenpflege und arbeitsrechtliche Themen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an modernes Recruiting: HR soll Kandidaten aktiv ansprechen, Arbeitgebermarken stärken, Fachbereiche beraten und offene Stellen schneller besetzen.

In der Praxis führt das häufig zu Engpässen. Stellen bleiben länger offen, Führungskräfte investieren mehr Zeit in Recruiting-Aufgaben, operative Teams geraten unter Druck und Auswahlprozesse werden uneinheitlich.

Besonders im Mittelstand, in Industrie, Logistik, Produktion, Verwaltung und Kundenservice stellt sich deshalb immer häufiger die Frage: 

Welche Recruiting-Aufgaben müssen wir wirklich selbst erledigen – und welche können externe Personaldienstleister besser übernehmen?

Recruiting auslagern, ohne Kontrolle zu verlieren

Ein häufiger Vorbehalt gegenüber Recruiting Outsourcing lautet: Wer externe Partner einbindet, verliert Einfluss auf die Personalentscheidung.

Das muss nicht sein. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit trennt klar zwischen 

Intern bleiben sollte die Entscheidung darüber, welche Profile gesucht werden, welche Anforderungen wichtig sind, welche Unternehmenskultur zu den Kandidatinnen und Kandidaten passen muss und wer final eingestellt wird.

Externe Personaldienstleister können dagegen bei Aufgaben unterstützen, die besonders zeitintensiv sind oder spezielle Marktkenntnis erfordern: Kandidatengewinnung, Direktansprache, Bewerbermanagement, Vorqualifikation, Administration oder flexible Personalmodelle.

So bleibt die Entscheidungshoheit im Unternehmen, während HR und Fachbereiche spürbar entlastet werden.

Welche Recruiting-Prozesse sollten Unternehmen intern behalten?

Nicht jede HR-Aufgabe eignet sich für externe Unterstützung. Einige Prozesse sind eng mit Strategie, Kultur und Führung verbunden und sollten deshalb intern gesteuert werden.

Die Frage, welche Kompetenzen ein Unternehmen in den nächsten 12, 24 oder 36 Monaten benötigt, ist eine strategische Führungsaufgabe. Sie hängt von Wachstum, Digitalisierung, Produktionsplanung, Standortstrategie und Marktentwicklung ab.

Externe Partner können Marktinformationen, Gehaltsindikationen und Einschätzungen zur Verfügbarkeit von Kandidaten liefern. Die Entscheidung, welche Rollen künftig geschäftskritisch sind, muss jedoch intern getroffen werden.

Employer Branding und Arbeitgeberpositionierung

Ein Unternehmen kann sich bei Kommunikation, Kampagnen und Ansprache unterstützen lassen. Die eigentliche Arbeitgeberidentität lässt sich jedoch nicht vollständig auslagern.

Was macht das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv? Welche Werte werden tatsächlich gelebt? Welche Versprechen können Bewerbenden glaubwürdig gegeben werden? Diese Antworten müssen aus der Organisation selbst kommen.

Die finale Auswahl sollte immer beim Unternehmen liegen. Nur interne Führungskräfte und Teams können beurteilen, ob eine Person fachlich, kulturell und organisatorisch wirklich passt.

Externe Partner können geeignete Kandidatinnen und Kandidaten identifizieren, vorqualifizieren und empfehlen. Die letzte Entscheidung bleibt intern.

Auch wenn ein externer Partner bei der Suche unterstützt, bleibt die Integration neuer Mitarbeitender Aufgabe des Unternehmens. Onboarding, Führung, Teamanschluss und langfristige Bindung können nicht vollständig delegiert werden.

Wo externe Personaldienstleister messbar entlasten

Externe Unterstützung ist besonders sinnvoll, wenn Recruiting-Aufgaben operativ aufwendig, zeitkritisch oder schwer skalierbar sind.

Die aktive Ansprache passender Kandidatinnen und Kandidaten braucht Zeit, Erfahrung, Tools und Netzwerke. Für viele Unternehmen ist es nicht wirtschaftlich, für jede Berufsgruppe eigene Sourcing-Strukturen aufzubauen.

Gerade bei gewerblich-technischen Fachkräften, Schichtpersonal, Logistikprofilen, kaufmännischen Spezialisten oder technischen Funktionen können externe Personaldienstleister schneller Zugang zu passenden Kandidaten schaffen.

Ein großer Teil des Recruiting-Aufwands entsteht vor dem eigentlichen Interview: Bewerbungen prüfen, Kandidaten kontaktieren, Verfügbarkeiten klären, Unterlagen vervollständigen, Anforderungen abgleichen und Termine koordinieren.

Diese Aufgaben binden viel Zeit, sind aber nicht immer strategisch. Externe Partner können hier entlasten, indem sie nur passende und vorqualifizierte Profile vorstellen.

Kurzfristige oder schwankende Personalbedarfe

Interne HR-Teams sind meist auf einen durchschnittlichen Bedarf ausgelegt. Wenn plötzlich viele Stellen parallel besetzt werden müssen, entstehen Engpässe.

Typische Auslöser sind neue Aufträge, saisonale Spitzen, Produktionshochläufe, Standorterweiterungen, Projektstarts oder krankheitsbedingte Ausfälle. Externe Personaldienstleister können in solchen Situationen zusätzliche Geschwindigkeit und Flexibilität schaffen.

Zeitarbeit und flexible Beschäftigungsmodelle

Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung und projektbezogene Einsätze bringen administrative und rechtliche Anforderungen mit sich. Dazu zählen Einsatzplanung, Vertragsdokumentation, Fristen, Equal-Pay-Regelungen, Arbeitszeitfragen und Compliance.

Erfahrene Personaldienstleister verfügen über etablierte Prozesse und Routinen, um solche Modelle effizient und rechtssicher umzusetzen.

Spezialisierte Suche in engen Arbeitsmärkten

Einige Profile sind über klassische Stellenanzeigen kaum erreichbar. Das betrifft zum Beispiel Instandhaltung, Qualitätsmanagement, Produktion, Logistik, technische Berufe oder technische Vertriebsrollen.

In solchen Fällen reichen Jobanzeigen oft nicht aus. Gefragt sind Direktansprache, Marktkenntnis und bestehende Kandidatenpools.

Typische Fehler bei Make-or-Buy-Entscheidungen im Recruiting

Viele Unternehmen entscheiden erst dann über externe Unterstützung, wenn der Druck bereits hoch ist. Das führt häufig zu vermeidbaren Kosten.

Ein häufiger Fehler ist der reine Vergleich direkter Kosten. Die Kosten eines externen Dienstleisters werden sichtbar, der interne Aufwand dagegen oft unterschätzt. Doch auch internes Recruiting bindet Zeit von HR, Führungskräften und Fachbereichen.

Hinzu kommen Vakanzkosten: Produktionsverzögerungen, Überstunden, verschobene Projekte, geringere Servicequalität oder zusätzliche Belastung bestehender Teams.

Ein weiterer Fehler besteht darin, alle Stellen mit demselben Recruiting-Modell besetzen zu wollen. Produktionsmitarbeitende, kaufmännische Profile, Spezialisten, technische Fachkräfte und Führungskräfte unterscheiden sich deutlich in Suchkanälen, Verfügbarkeit und Auswahlprozess.

Eine gute Make-or-Buy-Entscheidung betrachtet deshalb Rolle, Dringlichkeit, Volumen, Qualifikationsniveau, Arbeitsmarktverfügbarkeit und interne Kapazitäten.

Wann lohnt es sich, Recruiting auszulagern?

Recruiting Outsourcing oder externe Unterstützung kann besonders sinnvoll sein, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

Je mehr Punkte zutreffen, desto wahrscheinlicher ist es, dass externe Recruiting-Unterstützung wirtschaftlich sinnvoll ist.

Welche externen Recruiting-Modelle gibt es?

 eignet sich, wenn Unternehmen Festanstellungen suchen, aber interne Sourcing-Kapazitäten fehlen oder der Kandidatenmarkt schwierig ist. Der Personaldienstleister identifiziert geeignete Kandidaten, prüft die Passung vor und begleitet den Prozess. Die Einstellung erfolgt direkt beim Unternehmen.

 ist sinnvoll bei kurzfristigen, saisonalen oder schwankenden Personalbedarfen. Unternehmen gewinnen Flexibilität, ohne sofort langfristige Beschäftigungsverpflichtungen einzugehen. Besonders in Produktion, Logistik, Lager, Industrie und Servicebereichen kann Zeitarbeit Teams schnell verstärken.

, eignet sich für Unternehmen mit hohem Einstellungsvolumen oder standardisierbaren Recruiting-Prozessen. Ein externer Partner übernimmt definierte Teile des Recruitings oder den gesamten Prozess.

 gehen über einzelne Stellenbesetzungen hinaus. Sie unterstützen operative Teilprozesse oder ganze Funktionsbereiche, etwa in Lager, Montage, Qualitätsprüfung, Administration oder Workforce Management.

So treffen Unternehmen eine fundierte Make-or-Buy-Entscheidung

Eine gute Entscheidung basiert nicht auf Bauchgefühl, sondern auf Transparenz.

Zuerst sollten Unternehmen erfassen, welche Recruiting-Aufgaben aktuell intern erledigt werden und wie viel Zeit sie tatsächlich binden. Danach sollten Personalbedarfe strukturiert werden: Welche Rollen werden regelmäßig benötigt? Wo gibt es kurzfristige Spitzen? Welche Profile sind besonders schwer zu finden?

Anschließend sollten die Kosten realistisch verglichen werden. Dazu gehören interne Arbeitszeit, Opportunitätskosten, Vakanzkosten, Anzeigenkosten, Toolkosten und mögliche Dienstleisterkosten.

Ein sinnvoller Einstieg ist häufig ein Pilotprojekt – zum Beispiel für eine Berufsgruppe, einen Standort oder einen klar abgegrenzten Personalbedarf. Wichtige Kennzahlen sind Time-to-Fill, Kandidatenqualität, Prozessaufwand, Kosten pro Einstellung und Zufriedenheit der Fachbereiche.

Fazit: Recruiting effizienter machen, ohne Entscheidungshoheit abzugeben

Make-or-Buy im Recruiting ist keine Entweder-oder-Frage. Die beste Lösung ist häufig ein hybrides Modell: Unternehmen behalten Strategie, Kultur und finale Personalentscheidungen intern und geben operative, zeitintensive oder stark schwankende Aufgaben gezielt an externe Partner ab.

So bleibt die Kontrolle im Unternehmen, während HR-Teams und Fachbereiche spürbar entlastet werden.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, Personalbedarfe realistisch einzuordnen, passende Recruiting-Modelle zu wählen und HR-Prozesse effizienter aufzustellen – von Personalvermittlung und Zeitarbeit bis hin zu umfassender Prozessunterstützung.

Sie möchten wissen, welche Recruiting- oder HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen sinnvoll entlastet werden können? Eine strukturierte Bedarfsanalyse ist der erste Schritt.

Total Cost of Vacancy: Was unbesetzte Stellen wirklich kosten – und wie Unternehmen gegensteuern können

Unfilled roles are more than just an organisational problem. They have a direct impact on productivity, turnover and team dynamics – often more so than is immediately apparent. Nevertheless, the actual costs of unfilled roles are underestimated in many companies.

 reveals precisely these hidden effects. Understanding it enables you to make more informed recruitment decisions – and take targeted action.

total costs incurred by a vacant position

 – ranging from direct financial losses to indirect effects within the company.

The longer a position remains unfilled, the more these factors add up.

Why vacant positions are often more expensive than expected

Many companies focus primarily on the costs of a new hire – such as salary, recruitment expenses or onboarding. The costs of a vacant position, on the other hand, are often not systematically recorded.

Yet they can quickly turn out to be significantly higher.

If a sales-related position remains unfilled, not only is there a lack of operational capacity – potential revenue is also lost. In project-based areas, delays can lead to contractual penalties or follow-up orders that cannot be fulfilled.

Internal costs also arise: teams have to take on extra tasks, shift priorities or work overtime. In the long term, this can affect motivation and performance.

How to calculate the Total Cost of Vacancy

An exact calculation is not always straightforward, but an 

approximation already provides a valuable basis for decision-making

What matters is not so much the exact figure as the understanding:

Every day a position remains unfilled has a measurable economic impact.

Where the greatest time losses occur in recruitment

To reduce the Total Cost of Vacancy, it is worth examining typical factors causing delays in recruitment:

Especially when combined, these factors lead to recruitment processes dragging on unnecessarily.

How companies can specifically reduce their time-to-fill

Anyone wishing to reduce the costs of unfilled positions must focus primarily on the 

1. Consistently simplify recruitment processes

Clear responsibilities, fewer coordination loops and structured decision-making processes speed up the entire process – without compromising quality.

Digital solutions can make recruitment processes significantly more efficient – for example, through automated matching, structured data processing or optimised communication.

 help to identify candidates more quickly and speed up administrative processes.

3. Secure access to qualified talent pools

Time is often wasted by having to start each search from scratch. Access to existing networks or qualified candidate pools can significantly shorten this process.

process helps to identify suitable candidates more quickly and streamline the selection process.

Not every vacancy needs to be filled immediately on a long-term basis. Flexible models can help bridge short-term bottlenecks, particularly for time-critical needs.

, for example, makes it possible to deploy qualified staff quickly whilst gaining time to make a sustainable hiring decision.

A strategic shift in perspective: recruitment as a value driver

The Total Cost of Vacancy clearly shows that recruitment is not merely a cost factor, but a crucial lever for business success.

Companies that optimise their recruitment processes benefit in several ways:

A fast and efficient recruitment process therefore has a direct impact on competitiveness.

Conclusion: Every vacant role comes at a price

Unfilled positions often incur higher costs than initially assumed. The Total Cost of Vacancy highlights these impacts – and lays the foundation for better recruitment decisions.

Companies that accelerate their processes, access the right resources and respond flexibly can significantly reduce these costs whilst ensuring their ability to act.

Would you like to find out how to shorten your recruitment times and reduce vacancy costs in a targeted manner? Then please feel free to 

 for a no-obligation consultation on suitable solutions.

Offene Stellen sind mehr als nur ein organisatorisches Problem. Sie wirken sich direkt auf Produktivität, Umsatz und Teamdynamik aus – oft stärker, als auf den ersten Blick sichtbar wird. Trotzdem werden die tatsächlichen Kosten unbesetzter Positionen in vielen Unternehmen unterschätzt.

 macht genau diese versteckten Auswirkungen sichtbar. Wer ihn versteht, kann fundiertere Entscheidungen im Recruiting treffen – und gezielt gegensteuern.

Der Total Cost of Vacancy beschreibt die 

gesamten Kosten, die durch eine unbesetzte Stelle entstehen

 – von direkten finanziellen Einbußen bis hin zu indirekten Effekten im Unternehmen.

Je länger eine Position unbesetzt bleibt, desto stärker summieren sich diese Faktoren.

Warum unbesetzte Stellen oft teurer sind als gedacht

Viele Unternehmen betrachten vor allem die Kosten einer Neueinstellung – etwa Gehalt, Recruitingaufwand oder Onboarding. Die Kosten einer unbesetzten Stelle werden dagegen häufig nicht systematisch erfasst.

Dabei können sie schnell deutlich höher ausfallen.

Bleibt eine vertriebsnahe Position unbesetzt, fehlen nicht nur operative Kapazitäten – es entgehen auch potenzielle Umsätze. In projektbasierten Bereichen können Verzögerungen zu Vertragsstrafen oder Folgeaufträgen führen, die nicht realisiert werden können.

Auch intern entstehen Kosten: Teams müssen Aufgaben auffangen, Prioritäten verschieben oder Überstunden leisten. Das kann langfristig Motivation und Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Wie sich der Total Cost of Vacancy berechnen lässt

Eine exakte Berechnung ist nicht immer einfach, aber eine 

Annäherung liefert bereits wertvolle Entscheidungsgrundlagen

Wichtig ist weniger die exakte Zahl als das Verständnis:

Jeder unbesetzte Tag hat einen messbaren wirtschaftlichen Effekt.

Wo die größten Zeitverluste im Recruiting entstehen

Um den Total Cost of Vacancy zu senken, lohnt sich ein Blick auf typische Verzögerungsfaktoren im Recruiting:

Gerade in Kombination führen diese Faktoren dazu, dass sich Besetzungen unnötig in die Länge ziehen.

Information zum Cyberangriff auf externen IT-Dienstleister

Make-or-Buy in Recruiting: Which HR Processes Should Stay In-House –

Total Cost of Vacancy

Between dedication and burnout

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