Information Datenschutz

In den letzten Tagen haben verschiedene Medien über einen Cyberangriff auf einen österreichischen IT-Dienstleister berichtet. Dieser Dienstleister war in der Vergangenheit auch für uns als externer Lohnverrechner tätig. Nach aktuellem Stand wurden dabei personenbezogene Daten aus den Systemen des Dienstleisters unbefugt abgegriffen.

Wir stehen seit Bekanntwerden des Vorfalls in engem Austausch mit dem betroffenen Unternehmen sowie der Datenschutzbehörde. Die uns übermittelten Informationen wurden sorgfältig geprüft. Betroffen sind ausschließlich historische Daten aus den Jahren 2017 bis 2021, die seinerzeit über diesen Dienstleister verarbeitet wurden.

Wir informieren und unterstützen alle betroffenen Personen gezielt und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Sollten Sie Fragen haben oder der Meinung sein, betroffen zu sein, steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne und vertraulich zur Verfügung: DatenschutzAT@trenkwalder.com

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns höchste Priorität. Wir arbeiten laufend daran, die Sicherheit der uns anvertrauten Informationen zu gewährleisten und mögliche Risiken zu minimieren.

Service Center

Internationale Fachkräfte einstellen: Visa, Relocation und Onboarding sicher koordinieren

Hiring International Professionals: Why Recruitment Alone Isn’t Enough

An internationally qualified professional with the right skills can successfully complete the selection process. However, starting work also depends on entry into the country, suitable housing, necessary administrative procedures, and a well-prepared onboarding process.

 supports employees and their families as they move to another country or a new location. This can include residence permits, finding housing, dealing with government agencies, and helping them get oriented in their new environment.

International recruiting therefore involves more than just searching for and selecting candidates. The departments involved coordinate the agreed-upon steps across defined handoff points. Companies maintain an overview of responsibilities, while the professional receives clear guidance throughout the process.

A coordinated workflow reduces unclear handoffs. It prevents recruiting, document review, and relocation from being planned independently of one another. The relevant authorities continue to review and decide on residence permit applications. Process coordination cannot guarantee either a positive decision or a specific start date.

The end-to-end process from staffing needs to the start of employment

An end-to-end process structures the international hiring process into four sequential phases. Each phase requires a clear purpose, complete initial information, and a documented handoff.

Clarify staffing needs, destination country, and employment model

 The company describes the talent profile, required skills, work location, and planned duration of employment. Additional factors include the destination country, available internal resources, and the desired employer role.

This information determines whether direct hiring, temporary staffing, 

 is a viable option. The employment model also defines responsibilities for payroll, onboarding, and immigration matters.

The requirements must be aligned with the regional labor market. A service provider can structure the requirements and categorize employment options. The handoff point to the recruiting phase is an approved job description that includes selection criteria, the employment model, and designated points of contact.

Identifying, pre-qualifying, and selecting talent

 Based on the job description, the search begins in the appropriate target markets. Skills, experience, motivation, and development potential are jointly evaluated.

The search, selection, and pre-qualification can be carried out by a service provider. This includes communicating with candidates and coordinating interviews. In the case of 

, the company enters into the employment contract directly with the selected professional.

The company reviews the professional criteria, makes the selection decision, and documents it. The international professional provides the requested information, conducts interviews, and clarifies their expectations regarding the role, location, and relocation.

The handoff point for preparation is a definitively selected specialist. At this point, the intended contracts, payroll transfers, government procedures, and responsibilities must be documented.

Preparing for Entry, Employment, and Relocation

 The parties involved determine early on which issues regarding entry, employment, and relocation need to be clarified. To this end, the status of documents, potential administrative procedures, housing needs, and family circumstances are assessed.

The company clarifies contracts, internal approvals, and its obligations as an employer. The specialist provides documents and answers any questions. Depending on the agreement, a service provider may coordinate communication with candidates as well as issues related to documents, government agencies, and relocation.

The exact scope of services must clearly indicate which tasks fall to the company, the employee, or other parties. The duration of the process depends on the specific case, the completeness of the documentation, official jurisdictions, and available external appointment slots. The handover point for arrival is reached once the necessary prerequisites have been documented and the first steps following entry have been prepared.

Supporting Arrival, Onboarding, and Integration

 After entry into the country, relocation and company onboarding intertwine. Housing, administrative tasks, availability, and the first day of work must be coordinated.

The company prepares the workspace, access, orientation, and team communication. The skilled worker attends administrative and company-related appointments and raises any open questions early on. A service provider can support the arrival, organizational handoffs, and integration to the agreed-upon extent.

The final handoff point leads into the regular onboarding process. Pending administrative tasks remain visible in the responsibility log until the respective responsible department has completed them.

Coordinate Visas, Residency, and Documents Effectively

Visa and residency matters require a clear distinction between process support and official decision-making. A service provider can identify the appropriate path, compile documents, assist with the submission, and provide support during visits to government agencies. The responsible authority reviews the application and makes the decision.

Before beginning concrete planning, companies and skilled workers should clarify at least the following information:

This checklist is not an exhaustive list of legal requirements. The specific requirements depend on the individual case and the relevant authorities.

Clearly Define Responsibilities Before Beginning

A central responsibility log records who is handling each step. It includes the person in charge, the current status of the documents, any outstanding questions, external deadlines, and the next handoff point.

The company clarifies its employer obligations and internal approvals. The skilled worker provides personal documents and confirms that they are up to date. The service provider coordinates the agreed-upon services and points out any missing information or blocked follow-up steps.

The protocol facilitates collaboration between recruiting, the HR department, the skilled worker, and external agencies. It does not replace a legal review or a decision by the competent authority.

Supporting government processes without prejudging decisions

A service provider can assist in selecting an appropriate visa or residence permit. Preparing and submitting documents, as well as providing support during visits to government offices, can also be part of the agreement.

The company clarifies the employment model with expert support. The employer’s role, duration of assignment, and legal structure determine further contract and administrative planning. The skilled worker and a coordinating contact person review the documents to ensure they are complete, up-to-date, and, if necessary, translated. Well-organized documents, along with documented follow-up inquiries, form the basis for the next steps.

The responsible reviewing authorities assess qualifications based on occupation, academic credentials, and the requirements of the individual case. The company and the skilled worker support this process. The result or the documented status of the application is incorporated into further planning.

The responsible authority decides on a visa or residence permit. The skilled worker, the company, and service providers prepare the documents. The employment model, qualifications, and completeness of the documents can influence the process. A designated coordinator keeps track of the status, external appointments, and other requirements for entry, arrival, or follow-up appointments.

Responsibility for providing accurate personal information remains with the skilled worker. Employer-related documents and declarations are the responsibility of the company. Authorities review the requirements and may request additional information.

Preparing Housing, Registration, and Daily Life Before the First Day of Work

The housing phase begins with researching suitable housing options. This is followed by selection, potential viewings, contract processing, and preparing for registration. A service provider can assist with these steps within the agreed-upon scope of services.

Housing depends on availability, location, personal requirements, and decisions made by the landlord. Companies should therefore not assume availability or the conclusion of a lease agreement.

Planning Temporary Housing and Permanent Housing

Temporary housing provides an initial base after arrival. Before booking, it should be verified whether the accommodation is suitable for registration and whether the required landlord’s confirmation will be issued.

A landlord’s confirmation is required for registration. Without this document, the skilled worker cannot register their address. After moving in, residents must generally register their address within 14 days.

At the same time, the search for permanent housing can begin. Companies should clarify in advance whether the service provider will only conduct research or also assist with viewings, communication, and contract processing.

Coordinate Registration and Other Organizational Steps

After arrival, registration, opening a bank account, and utility setups can be coordinated. Tax and social security registrations must also be assigned to the respective responsible agencies.

Before entry, the parties involved must book temporary housing and verify its suitability for registration. Depending on the agreement, this is handled by the service provider, the company, or the employee. To search for housing before and after entry, the employee needs a search profile, budget approval, and the necessary documents.

Upon arrival, the employee registers their address. Prerequisites for this are moving in and confirmation from the landlord. Bank account and utility setup follow with the required documents and preceding steps. Before the start of employment, the company and the coordinating contact person hand over documented outstanding items to the onboarding team as soon as the start date is confirmed.

Integration into the Workplace as Part of Onboarding

Integration is a shared responsibility. The company creates the conditions for teamwork. A service provider can support the process but does not replace either the manager or the on-site colleagues.

Workplace safety, relocation, finding housing, and linguistic and cultural orientation can influence whether an assignment succeeds in the long term. Support may therefore extend beyond the employee’s arrival.

Thoroughly Prepare for the First Day of Work

A well-prepared first day of work provides the international professional with technical and organizational guidance. The following points should be finalized before the start:

Safety briefings and company rules must also be communicated clearly. Language support may be helpful if technical terms or internal procedures are not yet familiar.

Providing Professional, Linguistic, and Social Support During the First Few Weeks

Professional onboarding requires specific tasks, achievable learning steps, and regular feedback. Brief discussions help identify unanswered questions early on and adjust responsibilities accordingly.

Linguistic orientation should be aligned with day-to-day work. This includes technical terms, safety instructions, communication channels, and typical team coordination processes.

Social integration results from regular contact. Team meetings, a designated mentor, and clear avenues for asking questions create reliable structures. A single orientation session does not complete this process.

Distinguish the Roles of the Company, the Manager, and the Service Provider

The company is responsible for the operational framework, occupational safety, and integration into internal processes. The manager oversees tasks, performance expectations, and professional development.

A service provider can support international professionals from the visa application process through finding housing and dealing with government agencies to providing family support. The scope depends on the specific agreement.

The professional actively participates in the onboarding process and reports any obstacles to the designated contact person. Regular coordination keeps professional, linguistic, and administrative issues separate while taking their interactions into account.

Recruitment, Temporary Staffing, RPO, or EOR: Identifying the Right Model

The employment model determines who recruits, who is the employer, and who handles payroll and employment administration. The following classification helps with decision-making but does not replace legal advice.

, the service provider assists with the search, selection, and pre-qualification. The company enters into the employment contract and is responsible for payroll and onboarding. This model is suitable when the company wishes to hire the specialist directly.

In temporary staffing, the staffing agency employs the specialist and assumes the role of employer as well as payroll responsibilities. Onboarding is carried out jointly with the client company. This model may be appropriate for temporary, project-based, or fluctuating needs. The specific legal structure and required permits must be reviewed.

 refers to the outsourcing of defined or complete recruiting processes. The company retains the role of employer and makes the technical hiring decisions. RPO is suitable when certain recruiting steps are to be outsourced on a permanent basis or for a specified volume. The RPO provider does not assume the legal role of employer.

 assumes the legal role of employer, as well as employment administration and payroll. The company retains operational control. This model may be appropriate if no suitable legal employer structure exists in the target country. Recruiting can complement this solution but remains a separate service.

Five key questions can help in selecting the right model:

Frequently Asked Questions About Visas, Housing, and Integration

Who applies for the visa, and what role does a relocation partner play?

The employee submits the personal application, while the company provides the necessary employer documents. A relocation partner can determine the appropriate application process, coordinate documents, and assist with appointments. The decision on the application rests solely with the competent authority.

What happens if documents are missing, unclear, or need to be translated?

The coordinating office identifies the gap, consolidates inquiries, and assigns the task to a responsible person. It then determines whether follow-up steps are necessary and which authority has the final say regarding translations or additional supporting documents. The company should track the status in the central responsibility log.

How is housing organized for international professionals?

First, temporary housing is sought, and its suitability for registration is verified. This is followed by a search for permanent housing, with the agreed-upon level of support for research, viewings, and contract negotiations. Once arrival and housing arrangements are finalized, any outstanding issues are handed over to the company’s onboarding team.

How can integration be successful after the first day of work?

Regular meetings with the manager and a designated point of contact provide professional and personal guidance. The team should explain communication channels and explicitly encourage questions. A service provider can continue to provide support, while the company remains responsible for collaboration and onboarding.

Plan international hires with clear handoffs

A successful international hire combines targeted recruiting with early coordination of documents and interactions with government agencies. An organized arrival and a long-term onboarding plan continue the process within the company.

Clear responsibilities and transparent handoff points create a predictable foundation. They show which tasks have been completed, who is taking over the next step, and which external decisions are still pending.

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Internationale Fachkräfte einstellen: Warum Recruiting allein nicht reicht

Eine fachlich passende internationale Fachkraft kann den Auswahlprozess erfolgreich abschließen. Der Arbeitsstart hängt jedoch auch von der Einreise, einer geeigneten Unterkunft, notwendigen Behördenwegen und einem vorbereiteten Onboarding ab.

 unterstützt Mitarbeitende und ihre Familien beim Wechsel in ein anderes Land oder an einen neuen Standort. Dazu können Aufenthaltsgenehmigungen, Wohnungssuche, Behördengänge und die Orientierung im neuen Umfeld gehören.

Internationales Recruiting umfasst deshalb mehr als die Suche und Auswahl von Kandidat:innen. Die beteiligten Stellen koordinieren die vereinbarten Schritte über definierte Übergabepunkte hinweg. Unternehmen behalten den Überblick über Verantwortlichkeiten, während die Fachkraft eine feste Orientierung im Prozess erhält.

Ein verbundener Ablauf reduziert unklare Übergaben. Er verhindert, dass Recruiting, Dokumentenprüfung und Relocation unabhängig voneinander geplant werden. Die zuständigen Behörden prüfen und entscheiden weiterhin über aufenthaltsrechtliche Anträge. Die Prozesskoordination kann weder einen positiven Bescheid noch einen bestimmten Arbeitsbeginn garantieren.

Der End-to-End-Prozess vom Personalbedarf bis zum Arbeitsstart

Ein End-to-End-Prozess gliedert die internationale Einstellung in vier aufeinander aufbauende Phasen. Jede Phase braucht einen klaren Zweck, vollständige Eingangsinformationen und eine dokumentierte Übergabe.

Personalbedarf, Zielland und Beschäftigungsmodell klären

 Das Unternehmen beschreibt das Talentprofil, die benötigten Fähigkeiten, den Einsatzort und die geplante Beschäftigungsdauer. Hinzu kommen das Zielland, verfügbare interne Ressourcen und die gewünschte Arbeitgeberrolle.

Diese Informationen beeinflussen, ob eine direkte Einstellung, Arbeitnehmerüberlassung, 

 infrage kommt. Das Beschäftigungsmodell bestimmt auch Zuständigkeiten für Payroll, Onboarding und aufenthaltsrechtliche Fragen.

Die Anforderungen müssen mit dem regionalen Arbeitsmarkt abgeglichen werden. Ein Dienstleister kann die Anforderungen strukturieren und Beschäftigungsoptionen einordnen. Der Übergabepunkt zum Recruiting ist ein freigegebenes Anforderungsprofil mit Auswahlkriterien, Beschäftigungsmodell und benannten Ansprechpersonen.

Talente finden, vorqualifizieren und auswählen

 Auf Grundlage des Anforderungsprofils beginnt die Suche in den passenden Zielmärkten. Fähigkeiten, Erfahrung, Motivation und Entwicklungspotenzial werden gemeinsam bewertet.

Die Suche, Auswahl und Vorqualifizierung können durch einen Dienstleister erfolgen. Dazu gehören die Kommunikation mit Kandidat:innen und die Koordination von Interviews. Bei der 

 schließt das Unternehmen den Arbeitsvertrag direkt mit der ausgewählten Fachkraft.

Das Unternehmen prüft die fachlichen Kriterien, trifft die Auswahlentscheidung und dokumentiert sie. Die internationale Fachkraft stellt die angeforderten Informationen bereit, führt Interviews und klärt ihre Erwartungen an Aufgabe, Standort und Umzug.

Der Übergabepunkt zur Vorbereitung ist eine verbindlich ausgewählte Fachkraft. Zu diesem Zeitpunkt müssen die vorgesehenen Verträge, Payroll-Übergaben, Behördenprozesse und Verantwortlichkeiten dokumentiert sein.

Einreise, Beschäftigung und Relocation vorbereiten

 Die Beteiligten prüfen frühzeitig, welche Fragen zur Einreise, Beschäftigung und Relocation geklärt werden müssen. Dafür werden Dokumentenstatus, mögliche Behördenwege, Unterkunftsbedarf und familiäre Rahmenbedingungen erfasst.

Das Unternehmen klärt Verträge, interne Freigaben und seine Arbeitgeberaufgaben. Die Fachkraft stellt Unterlagen bereit und beantwortet Rückfragen. Ein Dienstleister kann je nach Vereinbarung die Kommunikation mit Kandidat:innen sowie Dokumenten-, Behörden- und Umzugsfragen koordinieren.

Der genaue Leistungsumfang muss erkennen lassen, welche Aufgaben beim Unternehmen, bei der Fachkraft oder bei weiteren Stellen liegen. Die Prozessdauer hängt vom Einzelfall, vollständigen Unterlagen, behördlichen Zuständigkeiten und verfügbaren externen Terminen ab. Der Übergabepunkt zur Ankunft ist erreicht, wenn die erforderlichen Voraussetzungen dokumentiert und die ersten Schritte nach der Einreise vorbereitet sind.

Ankunft, Onboarding und Integration begleiten

 Nach der Einreise greifen Relocation und betriebliches Onboarding ineinander. Unterkunft, administrative Aufgaben, Erreichbarkeit und der erste Arbeitstag müssen aufeinander abgestimmt sein.

Das Unternehmen bereitet Arbeitsplatz, Zugänge, Einarbeitung und Teamkommunikation vor. Die Fachkraft nimmt administrative und betriebliche Termine wahr und meldet offene Fragen frühzeitig. Ein Dienstleister kann die Ankunft, organisatorische Übergaben und die Integration im vereinbarten Umfang begleiten.

Der abschließende Übergabepunkt führt in das reguläre Onboarding. Offene administrative Vorgänge bleiben im Zuständigkeitsprotokoll sichtbar, bis die jeweils verantwortliche Stelle sie abgeschlossen hat.

Visa, Aufenthalt und Dokumente sauber koordinieren

Visa- und Aufenthaltsfragen brauchen eine klare Trennung zwischen Prozessunterstützung und behördlicher Entscheidung. Ein Dienstleister kann einen passenden Weg einordnen, Unterlagen zusammenstellen, die Einreichung begleiten und bei Behördengängen unterstützen. Die zuständige Behörde prüft den Antrag und trifft die Entscheidung.

Vor der konkreten Planung sollten Unternehmen und Fachkraft mindestens folgende Informationen klären:

Diese Prüfliste ist keine vollständige Darstellung rechtlicher Voraussetzungen. Welche Anforderungen gelten, hängt vom Einzelfall und den zuständigen Stellen ab.

Zuständigkeiten vor Beginn verbindlich festlegen

Ein zentrales Zuständigkeitsprotokoll hält fest, wer den jeweiligen Schritt bearbeitet. Es enthält die verantwortliche Person, den aktuellen Dokumentenstatus, offene Rückfragen, externe Termine und den nächsten Übergabepunkt.

Das Unternehmen klärt seine Arbeitgeberpflichten und internen Freigaben. Die Fachkraft stellt persönliche Unterlagen bereit und bestätigt deren Aktualität. Der Dienstleister koordiniert die vereinbarten Leistungen und weist auf fehlende Informationen oder blockierte Folgeschritte hin.

Das Protokoll erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Recruiting, Personalabteilung, Fachkraft und externen Stellen. Es ersetzt keine rechtliche Prüfung und keine Entscheidung der zuständigen Behörde.

Behördenprozesse begleiten, ohne Entscheidungen vorwegzunehmen

Ein Dienstleister kann bei der Auswahl eines infrage kommenden Visums oder Aufenthaltstitels unterstützen. Auch die Vorbereitung und Einreichung von Unterlagen sowie die Begleitung bei Amtsgängen können Teil der Vereinbarung sein.

Das Unternehmen klärt das Beschäftigungsmodell mit fachlicher Unterstützung. Arbeitgeberrolle, Einsatzdauer und rechtliche Struktur bestimmen die weitere Vertrags- und Behördenplanung. Die Fachkraft und eine koordinierende Ansprechperson prüfen den Dokumentenstatus auf Vollständigkeit, Aktualität und mögliche Übersetzungen. Geordnete Unterlagen mit dokumentierten Rückfragen bilden die Grundlage für die nächsten Schritte.

Zuständige Prüfstellen beurteilen die Qualifikation anhand von Beruf, Abschluss und Anforderungen des Einzelfalls. Unternehmen und Fachkraft unterstützen diesen Vorgang. Das Ergebnis oder der dokumentierte Bearbeitungsstand geht in die weitere Planung ein.

Die zuständige Behörde entscheidet über Visum oder Aufenthaltstitel. Fachkraft, Unternehmen und Dienstleister bereiten die Unterlagen vor. Beschäftigungsmodell, Qualifikation und vollständige Dokumente können den Ablauf beeinflussen. Eine benannte koordinierende Person hält den Status, externe Termine und weitere Anforderungen für Einreise, Ankunft oder Folgetermine aktuell.

Die Verantwortung für korrekte persönliche Angaben bleibt bei der Fachkraft. Arbeitgeberbezogene Dokumente und Erklärungen liegen beim Unternehmen. Behörden prüfen die Voraussetzungen und können zusätzliche Informationen verlangen.

Wohnraum, Anmeldung und Alltag vor dem ersten Arbeitstag vorbereiten

Die Wohnungsphase beginnt mit der Recherche geeigneter Wohnmöglichkeiten. Danach folgen Auswahl, mögliche Besichtigungen, Vertragsabwicklung und die Vorbereitung der Anmeldung. Ein Dienstleister kann diese Schritte im vereinbarten Leistungsumfang unterstützen.

Wohnraum bleibt von Angebot, Standort, persönlichen Anforderungen und Entscheidungen der vermietenden Seite abhängig. Unternehmen sollten daher keine Verfügbarkeit oder einen Mietvertragsabschluss voraussetzen.

Übergangsunterkunft und dauerhaften Wohnraum planen

Eine Übergangsunterkunft schafft eine erste Basis nach der Einreise. Vor der Buchung sollte geprüft werden, ob sie für die Anmeldung geeignet ist und die benötigte Wohnungsgeberbestätigung ausgestellt wird.

Für die Anmeldung wird eine Wohnungsgeberbestätigung benötigt. Ohne dieses Dokument kann die Fachkraft ihre Adresse nicht anmelden. Nach dem Einzug müssen Bewohner:innen ihre Adresse grundsätzlich innerhalb von 14 Tagen anmelden.

Parallel kann die Suche nach dauerhaftem Wohnraum beginnen. Unternehmen sollten vorab klären, ob der Dienstleister nur recherchiert oder auch Besichtigungen, Kommunikation und Vertragsabwicklung begleitet.

Anmeldung und weitere organisatorische Schritte koordinieren

Nach der Ankunft können Anmeldung, Kontoeröffnung und Versorgungsthemen koordiniert werden. Auch Steuer- und Sozialversicherungsanmeldungen müssen den jeweils verantwortlichen Stellen zugeordnet sein.

Vor der Einreise müssen die Beteiligten eine Übergangsunterkunft buchen und ihre Eignung für die Anmeldung klären. Je nach Vereinbarung übernimmt dies der Dienstleister, das Unternehmen oder die Fachkraft. Für die Wohnungssuche vor und nach der Einreise braucht die Fachkraft ein Suchprofil, eine Budgetfreigabe und die benötigten Unterlagen.

Nach der Ankunft meldet die Fachkraft ihre Adresse an. Voraussetzung sind der Einzug und die Wohnungsgeberbestätigung. Konto- und Versorgungsthemen folgen mit den jeweils erforderlichen Unterlagen und vorherigen Schritten. Vor Arbeitsbeginn übergeben Unternehmen und koordinierende Ansprechperson dokumentierte offene Punkte an das Onboarding, sobald der Arbeitsstart bestätigt ist.

Integration im Betrieb als Teil des Onboardings

Integration ist eine gemeinsame Aufgabe. Das Unternehmen schafft die Voraussetzungen für die Zusammenarbeit im Team. Ein Dienstleister kann den Prozess begleiten, ersetzt jedoch weder die Führungskraft noch die Kolleg:innen vor Ort.

Arbeitsschutz, Relocation, Wohnungssuche sowie sprachliche und kulturelle Orientierung können beeinflussen, ob ein Einsatz langfristig gelingt. Die Begleitung kann daher über die Ankunft hinausreichen.

Den ersten Arbeitstag verbindlich vorbereiten

Ein vorbereiteter erster Arbeitstag gibt der internationalen Fachkraft fachliche und organisatorische Orientierung. Vor dem Start sollten folgende Punkte feststehen:

Auch Sicherheitsunterweisungen und betriebliche Regeln müssen verständlich vermittelt werden. Sprachliche Unterstützung kann sinnvoll sein, wenn Fachbegriffe oder interne Abläufe noch nicht vertraut sind.

Die ersten Wochen fachlich, sprachlich und sozial begleiten

Die fachliche Einarbeitung braucht konkrete Aufgaben, erreichbare Lernschritte und regelmäßige Rückmeldungen. Kurze Gespräche helfen dabei, offene Fragen früh zu erkennen und Zuständigkeiten anzupassen.

Sprachliche Orientierung sollte sich am Arbeitsalltag ausrichten. Dazu gehören Fachbegriffe, Sicherheitsanweisungen, Kommunikationswege und typische Abstimmungen im Team.

Soziale Integration entsteht durch wiederkehrenden Kontakt. Teamtermine, eine feste Begleitperson und klare Möglichkeiten für Rückfragen schaffen verlässliche Strukturen. Ein einzelner Einführungstermin schließt diesen Prozess nicht ab.

Rollen von Unternehmen, Führungskraft und Dienstleister trennen

Das Unternehmen verantwortet die betrieblichen Rahmenbedingungen, den Arbeitsschutz und die Einbindung in interne Prozesse. Die Führungskraft steuert Aufgaben, Leistungserwartungen und fachliche Entwicklung.

Ein Dienstleister kann internationale Fachkräfte von der Visumsbeantragung über Wohnungssuche und Behördengänge bis zur familiären Unterstützung begleiten. Der Umfang richtet sich nach der konkreten Vereinbarung.

Die Fachkraft beteiligt sich aktiv am Onboarding und meldet Hindernisse an die benannte Ansprechperson. Regelmäßige Abstimmungen halten fachliche, sprachliche und administrative Themen auseinander und berücksichtigen ihre Wechselwirkungen.

Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung, RPO oder EOR: Das passende Modell einordnen

Das Beschäftigungsmodell legt fest, wer rekrutiert, wer Arbeitgeber ist und wer Payroll sowie Beschäftigungsadministration übernimmt. Die folgende Einordnung unterstützt die Entscheidung, ersetzt aber keine rechtliche Beratung.

 unterstützt der Dienstleister Suche, Auswahl und Vorqualifizierung. Das Unternehmen schließt den Arbeitsvertrag und verantwortet Payroll sowie betriebliches Onboarding. Dieses Modell passt, wenn das Unternehmen die Fachkraft direkt einstellen möchte.

Bei der Arbeitnehmerüberlassung stellt der Verleiher die Fachkraft an und übernimmt die Arbeitgeberrolle sowie Payroll. Das Onboarding erfolgt gemeinsam mit dem Einsatzunternehmen. Das Modell kann bei zeitlich begrenztem, projektbezogenem oder schwankendem Bedarf infrage kommen. Die konkrete rechtliche Ausgestaltung und erforderliche Erlaubnisse müssen geprüft werden.

 bezeichnet die Übernahme definierter oder vollständiger Recruiting-Prozesse. Das Unternehmen behält die Arbeitgeberrolle und trifft die fachliche Entscheidung. RPO passt, wenn bestimmte Recruiting-Schritte dauerhaft oder für ein festgelegtes Volumen ausgelagert werden sollen. Der RPO-Anbieter übernimmt dadurch keine rechtliche Arbeitgeberrolle.

 übernimmt die rechtliche Arbeitgeberrolle, Beschäftigungsadministration und Payroll. Das Unternehmen behält die fachliche Steuerung. Dieses Modell kann passen, wenn im Zielland keine geeignete rechtliche Arbeitgeberstruktur besteht. Recruiting kann diese Lösung ergänzen, bleibt aber eine eigenständige Leistung.

Für die Modellauswahl helfen fünf Entscheidungsfragen:

Häufige Fragen zu Visa, Wohnraum und Integration

Wer beantragt das Visum, und welche Rolle übernimmt ein Relocation-Partner?

Die Fachkraft stellt den persönlichen Antrag, während das Unternehmen die erforderlichen Arbeitgeberunterlagen bereitstellt. Ein Relocation-Partner kann den passenden Antragsweg einordnen, Unterlagen koordinieren und Termine begleiten. Über den Antrag entscheidet ausschließlich die zuständige Behörde.

Was passiert, wenn Dokumente fehlen, unklar sind oder übersetzt werden müssen?

Die koordinierende Stelle erfasst die Lücke, bündelt Rückfragen und weist die Bearbeitung einer verantwortlichen Person zu. Anschließend wird geprüft, ob Folgeschritte warten müssen und welche Stelle verbindlich über Übersetzungen oder weitere Nachweise entscheidet. Das Unternehmen sollte den Status im zentralen Zuständigkeitsprotokoll weiterführen.

Wie wird Wohnraum für internationale Fachkräfte organisiert?

Zunächst wird eine Übergangsunterkunft gesucht und ihre Eignung für die Anmeldung geprüft. Danach folgt die Suche nach dauerhaftem Wohnraum mit dem vereinbarten Umfang an Recherche, Besichtigungs- und Vertragsunterstützung. Sobald Ankunft und Wohnsituation geklärt sind, werden offene Punkte an das betriebliche Onboarding übergeben.

Wie gelingt Integration nach dem ersten Arbeitstag?

Regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft und einer festen Ansprechperson geben fachliche und persönliche Orientierung. Das Team sollte Kommunikationswege erklären und Rückfragen ausdrücklich ermöglichen. Ein Dienstleister kann die Begleitung fortsetzen, während das Unternehmen für Zusammenarbeit und Einarbeitung verantwortlich bleibt.

Internationale Einstellungen mit klaren Übergaben planen

Eine belastbare internationale Einstellung verbindet passgenaues Recruiting mit frühzeitiger Dokumenten- und Behördenkoordination. Eine organisierte Ankunft und ein langfristig angelegtes Onboarding führen den Prozess im Betrieb fort.

Klare Verantwortlichkeiten und transparente Übergabepunkte schaffen eine planbare Grundlage. Sie zeigen, welche Aufgabe abgeschlossen ist, wer den nächsten Schritt übernimmt und welche externe Entscheidung noch aussteht.

Sie möchten End-to-End-Relocation und Visa-Prozesse für internationale Fachkräfte erfolgreich koordinieren? Dann lassen Sie sich unverbindlich von uns 

Nikolaus Donner

 Trenkwalder Personaldienste GmbH Austria is expanding its executive management team: With Nikolaus Donner, the company is gaining an experienced manager with many years of C-level experience in leading and developing companies through digital transformation, as well as special expertise at the intersection of B2B services, data, and technology.

Donner has many years of experience leading organizations through challenging market conditions and periods of change. His areas of focus include implementing sustainable growth strategies, expanding sales organizations, and successfully aligning strategic direction with operational execution. In particular, he focuses on how data and technology can be leveraged to deliver measurably greater customer value and enable new business models.

“With Nikolaus Donner, we are gaining a leader who brings extensive experience in the further development of organizations and markets. His expertise will help us further strengthen our position in the Austrian market and continue to optimize our reach and quality within the context of our AI-based, pan-European growth strategy, ‘Let Europe Work,’” says Mark Pollok, CEO of the Trenkwalder Group.

In his new role, Nikolaus Donner will drive the further development of the company’s sales and market organization as well as key growth initiatives.

“The world of work is undergoing fundamental change. Markets, business models, and corporate decisions are increasingly data- and technology-driven. The labor force must keep pace with this development and will continue to gain importance as a strategic competitive factor.

With its strong market position, close customer relationships, and excellent access to the labor market, Trenkwalder has always been a strong partner in the staffing services sector. By consistently leveraging data and technology and combining them with our team’s long-standing expertise, we will be able to contribute even more to our clients’ success in the future, because we will find the right people with the right skills for them even faster and more accurately,” said Nikolaus Donner.

With the expansion of its executive management team, Trenkwalder Personaldienste GmbH is continuing its strategic growth course and strengthening its position as a reliable partner for companies and workers in Austria.

Trenkwalder Personaldienste GmbH is one of Austria’s leading staffing service providers. The company supports clients with solutions in the areas of staffing, placement, recruitment, and HR services. As a provider of modern workforce solutions that combines human expertise with technology and artificial intelligence, Trenkwalder brings together many years of labor market expertise with data-driven processes and digital technologies to efficiently connect companies with talent.

 Die Trenkwalder Personaldienste GmbH Österreich erweitert ihre Geschäftsführung: Mit Nikolaus Donner gewinnt das Unternehmen einen erfahrenen Manager mit langjähriger C-Level-Erfahrung in der Führung und Weiterentwicklung von Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation sowie besonderer Expertise an der Schnittstelle von B2B-Services, Daten und Technologie.

Donner verfügt über langjährige Erfahrung in der Führung von Organisationen in anspruchsvollen Markt- und Veränderungsphasen. Zu seinen Schwerpunkten zählen die Umsetzung nachhaltiger Wachstumsstrategien, der Ausbau von Vertriebsorganisationen sowie die erfolgreiche Verbindung von strategischer Ausrichtung und operativer Umsetzung. Dabei beschäftigt er sich insbesondere mit der Frage, wie Daten und Technologie für messbar höheren Kundennutzen und neue Geschäftsmodelle eingesetzt werden können.

„Mit Nikolaus Donner gewinnen wir eine Führungspersönlichkeit, die umfangreiche Erfahrung in der Weiterentwicklung von Organisationen und Märkten mitbringt. Seine Expertise wird uns dabei unterstützen, unsere Position am österreichischen Markt weiter zu stärken und im Kontext unserer KI-basierten, paneuropäischen Wachstumsstrategie Let Europe work Reichweite und Qualität weiter zu optimieren“, sagt Mark Pollok, CEO der Trenkwalder Group.

In seiner neuen Funktion wird Nikolaus Donner die Weiterentwicklung der Vertriebs- und Marktorganisation sowie zentrale Wachstumsinitiativen des Unternehmens vorantreiben.

„Die Arbeitswelt verändert sich grundlegend. Märkte, Geschäftsmodelle und Unternehmensentscheidungen werden zunehmend daten- und technologiegetrieben. Der Faktor Arbeit muss mit dieser Entwicklung Schritt halten und wird als strategischer Wettbewerbsfaktor weiter an Bedeutung gewinnen.

Trenkwalder ist mit seiner starken Marktposition, seiner hohen Kundennähe und seinem exzellenten Zugang zum Arbeitsmarkt seit jeher ein starker Partner im Bereich Personaldienstleistungen. Indem wir Daten und Technologie konsequent einsetzen und mit der langjährigen Expertise unseres Teams verbinden, werden wir zukünftig noch mehr zum Erfolg unserer Kunden beitragen können, weil wir für sie die richtigen Menschen mit den richtigen Fähigkeiten noch schneller und treffsicherer finden“, so Nikolaus Donner.

Mit der Erweiterung der Geschäftsführung setzt die Trenkwalder Personaldienste GmbH ihren strategischen Wachstumskurs fort und stärkt ihre Position als verlässlicher Partner für Unternehmen und Arbeitskräfte in Österreich.

Über die Trenkwalder Personaldienste GmbH

Die Trenkwalder Personaldienste GmbH zählt zu den führenden Personaldienstleistern Österreichs. Das Unternehmen unterstützt Kunden mit Lösungen in den Bereichen Personalbereitstellung, Personalvermittlung, Recruiting und HR-Services. Als Anbieter moderner Workforce Solutions, der menschliche Expertise mit Technologie und künstlicher Intelligenz verbindet, vereinigt Trenkwalder langjährige Arbeitsmarktexpertise mit datenbasierten Prozessen und digitalen Technologien, um Unternehmen und Talente effizient zusammenzubringen.

Stellenanzeige wieder online: Was heißt das für Ihre Bewerbung?

You have applied for a role, are waiting for a response and suddenly discover the same advert in the job search again. This can be unsettling: Has your application already been rejected? Is the position still unfilled? Or has the company perhaps not reviewed your documents yet?

A reposting alone does not provide a reliable answer. Job adverts are updated for various organisational and technical reasons. Some of them have nothing to do with the applications received.

Nevertheless, it is worth taking a closer look. Certain details can help you assess the situation more accurately and decide how to respond.

A job advert does not always remain unchanged online until the position has finally been filled. Companies may update or extend vacancies because a booked advertising period has ended or because the advert needs to become more visible on a job board again.

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