Trenkwalder gehört zu den Top 1% Arbeitgebern in Österreich

LEADING EMPLOYERS is the most comprehensive survey of its kind of employer qualities in Austria, in which over 250 international sources of various types and nature are regularly taken into account. A total of around 100,000 companies were analysed.

‘We are delighted to once again be among the top 1% employers in Austria,’ says Mark Pollok about the award. 

The award was presented on 25 April at the Palais Eschenbach in Vienna to Martina Erber, Head of Recruiting for Austria, and Neda Katanic, Head of Marketing in Austria. 

LEADING EMPLOYERS ist die in ihrer Art umfassendste Untersuchung von Arbeitgeberqualitäten in Österreich, in welcher regelmäßig über 250 internationale Quellen verschiedenster Art und Natur berücksichtigt werden. Insgesamt wurden ca. 100.000 Unternehmen untersucht.

"Wir freuen uns, erneut zu den Top 1% Arbeitgebern in Österreich zu gehören", so Mark Pollok über die Auszeichnung.

Die Auszeichnung wurde am 25. April im Palais Eschenbach in Wien von Martina Erber, Recruiting-Verantwortliche für Österreich, sowie von Neda Katanic, Marketingleiterin in Österreich, feierlich übernommen.

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Candidate Experience als Business-KPI: Warum Recruiting heute mehr ist als eine schnelle Besetzung

In many companies, recruitment is still assessed using traditional metrics: How many vacancies were filled? How long did the process take? What were the costs involved?

These metrics remain important – but they only show part of the overall picture. This is because the success of a recruitment process no longer depends solely on filling a role, but also on 

how candidates experience the entire process

 comes in. It not only influences candidate satisfaction, but also has a direct impact on recruitment success, employer attractiveness and, ultimately, the company’s success.

Why candidate experience is a strategic metric

In a highly competitive labour market, qualified professionals often have to choose between several employers. It is not just salary or job responsibilities that play a role here, but also the application process itself.

Long waiting times, unclear communication or complicated procedures can lead candidates to abandon the process or accept another offer – even if the role would otherwise be attractive.

A positive candidate experience is therefore increasingly becoming a measurable competitive factor.

To assess the quality of recruitment, it is worth looking at several metrics. They show where processes are working well – and where there is room for improvement.

How quickly do applicants receive feedback after submitting their application or attending an interview?

Short response times create transparency and convey that candidates are valued. At the same time, they reduce the risk of qualified candidates dropping out during the process or opting for another employer in the meantime.

Time-to-feedback is therefore one of the most important levers for a successful candidate experience.

Not every application that is started is completed. High drop-out rates can indicate unnecessarily complex application processes or technical hurdles.

The simpler and more transparent the initial steps, the higher the completion rate is usually.

The offer acceptance rate describes how many candidates actually accept a job offer.

A low rate is not necessarily down to salary. Factors such as lengthy decision-making processes, a lack of communication or an inadequate candidate experience often play a role as well.

That is why it is worth analysing the entire recruitment process – not just the final step.

When candidates fail to turn up for interviews or do not take up a confirmed role at short notice, this results in a loss of time and resources.

An increased no-show rate can have various causes:

Regular communication and a structured process help to maintain candidates’ interest and reduce drop-outs.

The candidate experience does not end with the job offer

A common mistake is to regard the recruitment process as complete once the contract has been signed.

Yet it is precisely the period leading up to the first day at work that often determines whether new employees start their role with motivation or whether uncertainties arise. A structured pre-boarding process with clear information, designated points of contact and regular updates strengthens engagement even before the first day at work and reduces the risk of last-minute withdrawals.

Candidate experience requires reliable processes

 that the importance of clearly defined procedures becomes apparent. Consistent processes, transparent communication and close coordination between all parties involved lay the foundation for candidates to have a positive experience of the application process.

 can help companies standardise processes, reduce bottlenecks and ensure a consistent candidate experience throughout the entire recruitment process. This means that not only applicants, but also line departments and HR teams benefit from greater predictability and more efficient workflows.

Conclusion: Candidate experience is a measurable measure of business success

A good candidate experience is far more than just a ‘soft’ factor in recruitment. Key performance indicators such as time-to-feedback, application drop-out rates, offer acceptance rates and no-show rates provide valuable insights into how effective recruitment processes actually are.

Companies that regularly analyse these metrics and continuously refine their processes do more than just improve their candidates’ experience. They reduce time-to-fill, increase their hiring success rate and lay the foundations for sustainable recruitment success.

Would you like to specifically improve your candidate experience and make your recruitment processes more efficient? Then please 

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Recruiting wird in vielen Unternehmen noch immer anhand klassischer Kennzahlen bewertet: Wie viele Stellen wurden besetzt? Wie lange hat der Prozess gedauert? Welche Kosten sind entstanden?

Diese Kennzahlen bleiben wichtig – sie zeigen jedoch nur einen Teil des Gesamtbildes. Denn der Erfolg eines Recruitingprozesses hängt längst nicht mehr allein von der Besetzung einer Position ab, sondern auch davon, 

wie Bewerbende den gesamten Prozess erleben

 an. Sie beeinflusst nicht nur die Zufriedenheit der Kandidat:innen, sondern wirkt sich unmittelbar auf Recruiting-Erfolg, Arbeitgeberattraktivität und letztlich auf den Unternehmenserfolg aus.

Warum Candidate Experience eine strategische Kennzahl ist

In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt entscheiden sich qualifizierte Fachkräfte häufig zwischen mehreren Arbeitgebern. Dabei spielen nicht nur Gehalt oder Aufgaben eine Rolle, sondern auch der Bewerbungsprozess selbst.

Lange Wartezeiten, unklare Kommunikation oder komplizierte Abläufe können dazu führen, dass Kandidat:innen den Prozess abbrechen oder ein anderes Angebot annehmen – selbst wenn die Stelle grundsätzlich attraktiv wäre.

Eine positive Candidate Experience wird damit zunehmend zu einem messbaren Wettbewerbsfaktor.

Welche Kennzahlen wirklich Aufschluss geben

Um die Qualität des Recruitings zu bewerten, lohnt sich der Blick auf mehrere Kennzahlen. Sie zeigen, an welchen Stellen Prozesse gut funktionieren – und wo Optimierungspotenzial besteht.

Wie schnell erhalten Bewerbende nach ihrer Bewerbung oder einem Interview eine Rückmeldung?

Kurze Reaktionszeiten schaffen Transparenz und vermitteln Wertschätzung. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass qualifizierte Kandidat:innen während des Prozesses abspringen oder sich zwischenzeitlich für einen anderen Arbeitgeber entscheiden.

Die Time-to-Feedback gehört deshalb zu den wichtigsten Stellschrauben für eine erfolgreiche Candidate Experience.

Nicht jede begonnene Bewerbung wird abgeschlossen. Hohe Abbruchquoten können auf unnötig komplexe Bewerbungsprozesse oder technische Hürden hinweisen.

Je einfacher und transparenter der Einstieg, desto höher ist in der Regel auch die Abschlussquote.

Die Offer-Acceptance-Rate beschreibt, wie viele Kandidat:innen ein Vertragsangebot tatsächlich annehmen.

Eine niedrige Quote muss nicht zwangsläufig am Gehalt liegen. Häufig spielen auch Faktoren wie lange Entscheidungsprozesse, fehlende Kommunikation oder eine unzureichende Candidate Experience eine Rolle.

Deshalb lohnt sich die Analyse des gesamten Recruitingprozesses – nicht erst des letzten Schritts.

Wenn Kandidat:innen nicht zu Interviews erscheinen oder eine zugesagte Stelle kurzfristig nicht antreten, entstehen Zeit- und Ressourcenverluste.

Eine erhöhte No-Show-Rate kann verschiedene Ursachen haben:

Regelmäßige Kommunikation und ein strukturierter Prozess tragen dazu bei, das Interesse der Kandidat:innen aufrechtzuerhalten und Ausfälle zu reduzieren.

Candidate Experience endet nicht mit der Zusage

Ein häufiger Fehler besteht darin, den Recruitingprozess mit der Vertragsunterzeichnung als abgeschlossen zu betrachten.

Dabei entscheidet gerade die Zeit bis zum ersten Arbeitstag häufig darüber, ob neue Mitarbeitende motiviert starten oder Unsicherheiten entstehen. Ein strukturiertes Preboarding mit klaren Informationen, festen Ansprechpartnern und regelmäßigen Updates stärkt die Bindung bereits vor dem ersten Arbeitstag und reduziert das Risiko kurzfristiger Absagen.

Candidate Experience braucht verlässliche Prozesse

 zeigt sich, wie wichtig klar definierte Abläufe sind. Einheitliche Prozesse, transparente Kommunikation und eine enge Abstimmung zwischen allen Beteiligten schaffen die Grundlage dafür, dass Kandidat:innen den Bewerbungsprozess positiv erleben.

 können Unternehmen dabei unterstützen, Prozesse zu standardisieren, Engpässe zu reduzieren und die Candidate Experience über den gesamten Recruitingprozess hinweg konsistent zu gestalten. So profitieren nicht nur Bewerbende, sondern auch Fachbereiche und HR-Teams von mehr Planbarkeit und effizienteren Abläufen.

Fazit: Candidate Experience ist messbarer Unternehmenserfolg

Eine gute Candidate Experience ist weit mehr als ein "weicher" Faktor im Recruiting. Kennzahlen wie Time-to-Feedback, Bewerbungsabbrüche, Offer-Acceptance oder No-Show-Raten liefern wertvolle Hinweise darauf, wie leistungsfähig Recruitingprozesse tatsächlich sind.

Unternehmen, die diese Kennzahlen regelmäßig analysieren und ihre Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln, verbessern nicht nur die Erfahrung ihrer Bewerbenden. Sie verkürzen Besetzungszeiten, erhöhen die Erfolgsquote ihrer Einstellungen und schaffen die Grundlage für nachhaltigen Recruiting-Erfolg.

Sie möchten Ihre Candidate Experience gezielt verbessern und Ihre Recruitingprozesse effizienter gestalten? Dann nehmen Sie 

 zu uns auf und lassen Sie sich unverbindlich zu passenden Lösungen beraten.

Onboarding: So gelingt der Start im neuen Job

A new job brings excitement, but often also many unanswered questions. Where exactly should I report? What do I need to bring? Who is my contact person? And what can I expect during the first few days?

A good start therefore does not begin only at the workplace. Communication between accepting the job offer and the first day at work can already play an important role in how confident and well prepared you feel when starting your new position. Clear information, reliable arrangements and a personal contact person help reduce uncertainty and make you feel welcome from the very beginning. This also applies when the onboarding process takes place partly or entirely from home.

After a successful application, there is usually a period of waiting and organising. At this stage, it is particularly helpful if the most important framework conditions are clarified at an early stage. 

These include, for example, the exact starting time, the meeting point, required documents or information about appropriate work clothing. Details about how to get there, parking options or company access regulations can also make the first day much more relaxed.

If the new position begins from home, additional technical and organisational questions should also be clarified. These may include the provision of a laptop and login details, the installation of necessary software and information about the first virtual meetings.

If individual points are still unclear, you should feel free to ask. A brief conversation with your contact person during the application process can prevent misunderstandings and give you additional security.

You should know this information before your first day at work

Ideally, before starting your new position, you already know:

Not every detail needs to be confirmed several days in advance. What matters is that you know who you can contact with your questions and that any changes are communicated to you in good time.

Companies You are not the only one who wants to make a good impression on the first day. For the new employer, the onboarding process is also an opportunity to demonstrate reliability and appreciation.

A prepared workplace, a personal welcome and a clear introduction make it easier to find your way around. They help you become familiar with initial processes, make contacts and settle into your new role more quickly.

When working from home, functioning technical equipment, clearly scheduled video meetings and easily accessible contact persons serve the same purpose. Especially during virtual onboarding, it is important that new employees do not feel left alone with unanswered questions.

If everything does not run smoothly on the first day, this does not necessarily have to be a bad sign. New situations almost always involve smaller questions. What matters most is that communication is open and that you receive support when problems arise.

Especially at the beginning, many new employees want to appear as independent as possible. As a result, they sometimes hold back their questions. However, it is completely normal for work processes, responsibilities or technical systems to still feel unfamiliar at first.

Asking questions does not show that you are unprepared. Instead, it helps you understand tasks correctly and avoid mistakes. Use introductions, handovers and brief conversations to address uncertainties at an early stage. When working from home, regular video or telephone meetings can also be helpful for this purpose.

Regular feedback during the first few days can also make the onboarding process easier. A brief conversation about what is already working well and where further support is needed helps everyone settle into the new situation.

Not every aspect of good onboarding is the responsibility of the company. With a few simple steps, you can also help ensure that you start your new job as calmly as possible.

Check your route in good time and allow some extra time for the first day. Prepare any required documents and clothing the evening before. It can also be helpful to write down important questions that arise before or during the onboarding process.

If you are starting from home, you should test your internet connection, camera, microphone and login details in advance whenever possible. You should also set up a quiet workspace where you can concentrate on introductory meetings and your first tasks.

It can also be useful to review the job description or the information from the interview once again. This will remind you of your future responsibilities and the framework conditions that were discussed.

If you are still looking for a new professional opportunity, you can already consider what kind of onboarding and support is important to you when choosing a position. A targeted job search based on your personal preferences can help you find not only a suitable role, but also the right working conditions.

Conclusion: A good start begins with clarity and trust

Successful onboarding helps you find your way around your new job more quickly and focus on your responsibilities. Clear information, personal contact persons and regular feedback provide a reliable foundation, regardless of whether the onboarding takes place on site, from home or in a hybrid working model.

Even if some questions remain unanswered before the first day, you do not have to resolve them on your own. Good support does not end with the job offer, but continues during the transition into your new professional role. In this way, a successful 

 can lead to an equally successful start.

, the application process or starting a new position, you can find further information on our 

. Alternatively, you can contact us directly via the 

Ein neuer Job bringt Vorfreude mit sich – häufig aber auch viele offene Fragen. Wo genau soll ich mich melden? Was muss ich mitbringen? Wer ist meine Ansprechperson? Und was erwartet mich in den ersten Tagen

Ein guter Einstieg beginnt deshalb nicht erst am Arbeitsplatz. Bereits die Kommunikation zwischen Zusage und erstem Arbeitstag kann entscheidend dafür sein, wie sicher und gut vorbereitet Sie in Ihre neue Aufgabe starten. Klare Informationen, verlässliche Absprachen und eine persönliche Ansprechperson helfen dabei, Unsicherheiten zu reduzieren und sich von Anfang an willkommen zu fühlen. Das gilt auch dann, wenn der Einstieg teilweise oder vollständig im Homeoffice erfolgt

Nach einer erfolgreichen Bewerbung folgt meist eine Phase des Wartens und Organisierens. Gerade jetzt ist es hilfreich, wenn die wichtigsten Rahmenbedingungen frühzeitig geklärt werden

Dazu gehören beispielsweise der genaue Arbeitsbeginn, der Treffpunkt, benötigte Unterlagen oder Hinweise zur passenden Arbeitskleidung. Auch Informationen zur Anfahrt, zu Parkmöglichkeiten oder zu betrieblichen Zugangsregelungen können den ersten Tag deutlich entspannter machen

Beginnt die neue Tätigkeit im Homeoffice, sollten zusätzlich technische und organisatorische Fragen geklärt sein. Dazu zählen etwa die Bereitstellung von Laptop und Zugangsdaten, die Einrichtung notwendiger Programme sowie Informationen zu den ersten digitalen Terminen

Sollten einzelne Punkte noch offen sein, dürfen Sie ruhig nachfragen. Ein kurzer Austausch mit Ihrer Ansprechperson im Bewerbungsprozess kann Missverständnisse vermeiden und Ihnen zusätzliche Sicherheit geben

Diese Informationen sollten Sie vor dem ersten Arbeitstag kennen

Idealerweise wissen Sie bereits vor Ihrem Einstieg:

Nicht jede Information muss mehrere Tage im Voraus feststehen. Entscheidend ist, dass Sie wissen, an wen Sie sich mit Ihren Fragen wenden können und Änderungen rechtzeitig mitgeteilt werden

Der erste Eindruck wirkt in beide Richtungen

Nicht nur Sie möchten am ersten Arbeitstag einen guten Eindruck hinterlassen. Auch für den neuen Arbeitgeber ist der Einstieg eine Gelegenheit, Verlässlichkeit und Wertschätzung zu zeigen

Ein vorbereiteter Arbeitsplatz, eine persönliche Begrüßung und eine verständliche Einführung erleichtern die Orientierung. Sie helfen Ihnen dabei, erste Abläufe kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und schneller in Ihrer neuen Rolle anzukommen

Im Homeoffice übernehmen eine funktionierende technische Ausstattung, klar geplante Videotermine und gut erreichbare Ansprechpersonen diese Funktion. Gerade bei einem digitalen Einstieg ist es wichtig, dass neue Mitarbeitende nicht das Gefühl haben, mit offenen Fragen allein zu sein

Falls am ersten Tag dennoch nicht alles reibungslos funktioniert, muss das noch kein schlechtes Zeichen sein. Neue Situationen bringen fast immer kleinere Rückfragen mit sich. Wichtig ist vor allem, dass offen kommuniziert wird und Sie bei Problemen Unterstützung erhalten

Fragen stellen gehört zu einem guten Start

Gerade zu Beginn möchten viele neue Mitarbeitende möglichst selbstständig wirken. Deshalb werden Fragen manchmal zurückgehalten. Dabei ist es vollkommen normal, dass Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten oder technische Systeme zunächst noch ungewohnt sind

Fragen zeigen nicht, dass Sie unvorbereitet sind. Sie helfen Ihnen vielmehr dabei, Aufgaben richtig einzuordnen und Fehler zu vermeiden. Nutzen Sie Einführungen, Übergaben und kurze Gespräche, um Unklarheiten frühzeitig anzusprechen. Im Homeoffice können dafür auch regelmäßige Video- oder Telefontermine hilfreich sein

Auch regelmäßige Rückmeldungen in den ersten Tagen können den Einstieg erleichtern. Ein kurzer Austausch darüber, was bereits gut funktioniert und wo noch Unterstützung benötigt wird, erleichtert das Ankommen für alle Beteiligten

Auch Sie können Ihren Einstieg vorbereiten

Nicht alle Faktoren eines guten Onboardings liegen beim Unternehmen. Mit einigen einfachen Schritten können auch Sie dazu beitragen, möglichst entspannt in den neuen Job zu starten

Prüfen Sie rechtzeitig Ihre Anfahrt und planen Sie für den ersten Tag etwas zusätzliche Zeit ein. Legen Sie benötigte Unterlagen und Kleidung bereits am Vorabend bereit. Notieren Sie sich außerdem wichtige Fragen, die vor oder während des Einstiegs entstehen

Starten Sie im Homeoffice, sollten Sie Ihre Internetverbindung, Kamera, Mikrofon und Zugangsdaten möglichst vorab testen. Richten Sie sich außerdem einen ruhigen Arbeitsplatz ein, an dem Sie sich gut auf Einführungsgespräche und erste Aufgaben konzentrieren können

Es kann ebenfalls hilfreich sein, die Stellenbeschreibung oder die Informationen aus dem Bewerbungsgespräch noch einmal durchzusehen. So rufen Sie sich Ihre künftigen Aufgaben und die besprochenen Rahmenbedingungen erneut in Erinnerung

Sind Sie noch auf der Suche nach einer neuen beruflichen Aufgabe, können Sie sich bereits bei der Auswahl einer Stelle damit beschäftigen, welche Art von Einarbeitung und Begleitung Ihnen wichtig ist. Eine gezielte Jobsuche nach Ihren persönlichen Vorstellungen hilft dabei, nicht nur eine passende Tätigkeit, sondern auch geeignete Rahmenbedingungen zu finden

Fazit: Ein guter Start beginnt mit Klarheit und Vertrauen

Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass Sie sich im neuen Job schneller orientieren und auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Klare Informationen, persönliche Ansprechpersonen und regelmäßige Rückmeldungen schaffen dafür eine verlässliche Grundlage – unabhängig davon, ob der Einstieg vor Ort, im Homeoffice oder in einem hybriden Arbeitsmodell erfolgt

Auch wenn vor dem ersten Arbeitstag noch Fragen offen sind, müssen Sie diese nicht allein klären. Eine gute Begleitung endet nicht mit der Jobzusage, sondern unterstützt Sie auch beim Übergang in Ihre neue berufliche Aufgabe. So kann aus einem erfolgreichen

zum Bewerbungsprozess oder zu Ihrem Einstieg in eine neue Position finden Sie auf unserer 

 weiterführende Informationen. Alternativ können Sie uns über das

direkt erreichen und Ihr Anliegen persönlich mit uns klären

Vom Stellenprofil zum Engpassprofil: Welche Fachkräfte braucht Ihr Unternehmen wirklich?

When a position remains vacant, the next step initially appears obvious: the existing job profile is updated, published and promoted through different channels. However, not every vacancy arises for the same reason – and not every staffing bottleneck is best solved through traditional permanent employment.

Sometimes, a specific qualification is needed on a long-term basis. In other cases, companies need to cover peaks in demand, seasonal fluctuations or short-term absences. The required skills may be difficult to find in the region or may only be needed for a limited project.

Before searching for a specific person, companies should therefore clarify which operational problem actually needs to be solved. A traditional job profile then becomes a bottleneck profile that considers tasks, skills, duration and suitable employment solutions together.

What is the difference between a job profile and a bottleneck profile?

A job profile usually describes a specific position. It contains tasks, requirements, desired professional experience and qualifications. In practice, however, such profiles are often strongly based on existing roles. When a position becomes vacant, the previous description is reused with only minor changes. 

A bottleneck profile starts from a different point. Instead of first asking, “Which person are we looking for?”, it asks:

 helps companies consider these questions as a connected whole. In addition to the required skills, it takes urgency, assignment duration, regional availability and possible employment models into account.

The focus is therefore no longer exclusively on replacing an existing position, but on finding the right solution for a specific operational situation.

Why traditional job profiles can limit the candidate pool

Many requirement profiles contain long lists of degrees, years of experience, industry knowledge and personal qualities. Not all of these criteria are equally important for daily work.

The more extensive the requirements are, the smaller the potential candidate pool becomes. Suitable candidates may be excluded even though they could perform the central tasks and quickly acquire the missing knowledge.

It is therefore helpful to make a clear distinction:

Qualifications or authorisations without which the work cannot be carried out safely or professionally.

Company-specific processes, systems or procedures that can be taught during structured onboarding.

Knowledge that is helpful but should not determine a candidate’s general suitability.

This distinction does not make a requirement profile less demanding. Instead, it focuses the recruitment process on the criteria that are genuinely relevant to success in the position.

The staffing need determines the suitable solution

Not every bottleneck has the same time horizon. The selected staffing measure should therefore match the cause and duration of the need.

If a skill is required in the long term and is central to the company’s development, permanent employment may be the appropriate solution. This applies particularly to key positions, management responsibilities or functions in which long-term company knowledge needs to be developed.

For specialist and management profiles that are difficult to reach, targeted 

 can be useful. It extends access to candidates who are not actively searching on job platforms and combines the search with a structured preselection process. At the same time, companies receive a more realistic assessment of which requirements can be met in the market.

Peaks in demand, holiday periods, seasonal fluctuations or sickness-related absences do not automatically create a permanent staffing need. Immediate permanent recruitment may be insufficiently flexible in these situations.

 such as temporary staffing or employee leasing allow companies to add capacity for a limited period. This enables them to remain operational at short notice, relieve existing teams and observe how the actual staffing requirement develops.

Some skills are only needed for a specific project, a technical transition or a temporary growth phase. In such cases, it may be more suitable to deploy specialised professionals for the required period instead of creating a permanent role.

The more clearly the tasks, skills and project duration are defined, the more targeted the search for suitable professional support can be.

Skilled workers who are not available regionally

In certain regions or occupational groups, the local candidate market is not sufficient to fill open positions realistically. In such cases, publishing the same job advertisement on additional platforms is often not enough.

Companies can expand their search radius and include 

 in their workforce planning. In addition to professional suitability, language skills, recognition procedures, residence and work permits, and organisational integration must also be considered.

A structured process can relieve companies by coordinating these steps and supporting international professionals until their planned start. International recruitment is therefore not a short-term standard solution, but it can become a useful part of a long-term workforce strategy.

Which questions lead to a reliable bottleneck profile?

A detailed needs analysis should not begin only after a position has remained vacant for several months. Before publishing a job advertisement, companies should assess the following questions together with the relevant department:

Which tasks are currently not covered sufficiently?

The actual work situation, rather than the previous job title, should form the starting point.

What are the consequences of the bottleneck?

Are projects delayed, are employees working overtime or are orders left unprocessed?

How urgent and how long-term is the support required?

A short-term operational gap requires a different solution from a permanently required key position

Which skills must be available immediately?

Safety-related, legally required or professionally essential knowledge forms the core of the profile

This may also make career changers or candidates from related professional fields suitable.

Is the required profile available in the regional labour market?

A realistic assessment prevents companies from spending months searching for a qualification that is hardly available locally

Does the task necessarily require a permanent hire

Internal development, flexible staffing models or international recruitment may also be appropriate

A bottleneck profile improves more than recruitment

Analysing the actual need can also reveal internal structural issues. Tasks may be distributed inefficiently, highly qualified employees may be occupied with less demanding activities or substitution arrangements may not be sufficiently organised.

A strong bottleneck profile can therefore lead to different outcomes:

Workforce planning therefore becomes more than a reaction to an individual vacancy.

A bottleneck profile should not be developed solely from an internal perspective. Companies also need a realistic assessment of whether the desired qualification is available in the region, which working conditions the target group expects and how long the recruitment process is likely to take.

A profile may be professionally justified and still fail to reflect the candidate market – for example, when the salary range does not match regional conditions, shift patterns are unattractive or a rare combination of skills is required.

An external perspective can help align internal expectations with market realities. Companies can then decide at an early stage whether to adjust the profile, expand the search radius or select a different staffing solution.

Conclusion: Successful workforce planning begins before the job advertisement

An open position is not automatically the actual problem. Behind it may be a permanent skills requirement, a temporary capacity gap, an inefficient distribution of tasks or a regionally limited candidate market.

Companies that first analyse the bottleneck can decide more precisely which skills are genuinely required and which staffing model is best suited to meet the need. This leads to more realistic requirement profiles, broader candidate pools and more sustainable hiring decisions.

The central question is therefore not only, “Who do we want to hire?” The more important question is, “Which task do we need to solve – and which form of staffing support is suitable for it?” Companies that define the actual bottleneck before beginning the search can formulate more realistic requirements, broaden the candidate pool more effectively and make better-informed decisions between permanent employment, flexible staffing models, internal development and international recruitment.

Would you like to find out which staffing solution best fits your current needs and your long-term staffing strategy? Then get in touch with us for a 

Wenn eine Stelle unbesetzt bleibt, scheint die nächste Maßnahme zunächst eindeutig: Das bestehende Stellenprofil wird aktualisiert, veröffentlicht und über verschiedene Kanäle ausgespielt. Doch nicht jede Vakanz entsteht aus demselben Grund – und nicht jeder Personalengpass lässt sich mit einer klassischen Festanstellung am besten lösen

Manchmal fehlt dauerhaft eine bestimmte Qualifikation. In anderen Fällen müssen Auftragsspitzen, saisonale Schwankungen oder kurzfristige Ausfälle überbrückt werden. Vielleicht ist die gesuchte Kompetenz regional kaum verfügbar oder wird nur für ein zeitlich begrenztes Projekt benötigt

Bevor Unternehmen nach einer bestimmten Person suchen, sollten sie deshalb klären, welches betriebliche Problem tatsächlich gelöst werden muss. Aus einem klassischen Stellenprofil wird so ein Engpassprofil, das Aufgaben, Kompetenzen, Zeitraum und passende Beschäftigungslösungen gemeinsam betrachtet

Was unterscheidet ein Stellenprofil von einem Engpassprofil?

Ein Stellenprofil beschreibt üblicherweise eine konkrete Position. Es enthält Aufgaben, Anforderungen, gewünschte Berufserfahrung und Qualifikationen. In der Praxis orientieren sich solche Profile jedoch häufig stark an bereits bestehenden Rollen. Wird eine Position frei, wird die bisherige Beschreibung übernommen und nur geringfügig angepasst

Ein Engpassprofil beginnt an einer anderen Stelle. Es fragt nicht zuerst: „Welche Person suchen wir?“, sondern:

Analyse des tatsächlichen Personalbedarfs

hilft dabei, diese Fragen im Zusammenhang zu betrachten. Neben den benötigten Fähigkeiten werden auch Dringlichkeit, Einsatzdauer, regionale Verfügbarkeit und mögliche Beschäftigungsmodelle berücksichtigt

Der Fokus liegt damit nicht mehr ausschließlich auf der Nachbesetzung einer bestehenden Position, sondern auf der passenden Lösung für eine konkrete betriebliche Situation

Warum klassische Stellenprofile den Bewerberkreis begrenzen können

Viele Anforderungsprofile enthalten lange Listen aus Abschlüssen, Berufsjahren, Branchenkenntnissen und persönlichen Eigenschaften. Nicht alle Kriterien sind für die tägliche Arbeit gleichermaßen entscheidend

Je umfangreicher die Anforderungen formuliert werden, desto kleiner wird der potenzielle Bewerberkreis. Geeignete Kandidat:innen können ausgeschlossen werden, obwohl sie die zentralen Aufgaben erfüllen und fehlende Kenntnisse schnell erwerben könnten

Deshalb lohnt sich eine klare Unterscheidung

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Tipps & Tricks

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Trenkwalder gehört zu den Top 1% Arbeitgebern des Landes

Candidate Experience als Business-KPI:

Onboarding: So gelingt der Start im neuen Job

Vom Stellenprofil zum Engpassprofil: Welche Fachkräfte braucht Ihr Unternehmen wirklich?

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