Datenschutz & Nutzungsbedingungen

Datenschutzinformation für Bewerber

Stand: 21.07.2026

Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern durch die Trenkwalder Personaldienste GmbH (Art. 13, Art. 14 DSGVO)

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Datenschutzinformation auf die gleichzeitige Verwendung mehrerer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Diese Datenschutzinformation bietet einen Rahmen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Trenkwalder Personaldienste GmbH entsprechend den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes (DSG).

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Trenkwalder Personaldienste GmbH

Rennweg 97-99, Kern 8/6. OG

1030 Wien

E-Mail: infoaustria@trenkwalder.com

Telefon +43 (0)5 0707 1000

Firmenbuchgericht: Handelsgericht Wien

Firmenbuchnummer: FN 456381 z

Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten innerhalb der Trenkwalder Personaldienste GmbH können Sie gerne an den Datenschutzbeauftragten richten:

Trenkwalder Personaldienste GmbH

Datenschutzbeauftragter

Rennweg 97-99, Kern 8/6. OG

1030 Wien

Bitte nutzen Sie für Ihre Betroffenenanfragen nach der DSGVO folgende E-Mail-Adresse: datenschutzAT@trenkwalder.com

2. Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere

• Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze)

• Kontaktdaten (z.B. Ihre private Anschrift, E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer)

• Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen, falls Sie diese im Lebenslauf mitangeben

• Beruflicher Werdegang und Bildungsweg; Projektauflistung

• Sprachkenntnisse und sonstige berufsbezogene Fähigkeiten

• Sozialversicherungsnummer, nationale Kennung oder sonstige von den Behörden ausgestellte Identifikationsnummer

• Geburtsdatum

• Geschlecht

• Bankkontoinformationen

• Staatsangehörigkeit und Status bezüglich der Arbeitserlaubnis

• Informationen über Leistungen

• Steuerliche Informationen

• Informationen aus Referenzen und

• Informationen in Ihrem Lebenslauf oder Ihrer Bewerbung, Informationen, die Sie über Ihre beruflichen Interessen zur Verfügung stellen, sowie andere Informationen über Ihre Qualifikationen
  
  

und soweit gesetzlich vorgeschrieben oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt:

• Behinderungen und gesundheitsbezogene Informationen

• Ergebnisse von Drogentests, Kriminal- und andere Hintergrundüberprüfungen. Darüber hinaus können folgende Daten erhoben und verarbeitet werden:

• Benutzername und Passwort, wenn Sie sich auf unseren Webseiten registrieren

• Informationen, die Sie uns über Freunde oder andere Personen bereitstellen, verbunden mit dem Wunsch, dass wir diese kontaktieren. (der Datenverantwortliche geht davon aus, dass die andere Person zuvor eine Zustimmung für diese Übermittlung erteilt hat)

• Andere Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, z. B. in Umfragen oder über die „Kontakt“-Funktion auf unseren Seiten.
  

Darüber hinaus entstehen im Bewerbungsverfahren Daten, die nicht von Ihnen stammen, sondern von uns erzeugt werden:

• Ihre Angaben zu den einzelnen Anforderungen der Stelle sowie deren Erfüllungsstatus

• der daraus ermittelte Übereinstimmungsgrad mit der Stelle (siehe Ziffer 10) 

• Ihre Antworten aus dem Ergänzungsformular oder dem telefonischen Erstinterview (siehe Ziffer 11.1) 

• von Ihnen übermittelte Nachweise (z. B. Zeugnisse, Führerschein) 

• Ihre Gehaltsvorstellung sowie die aus Ihrer Adresse errechnete Entfernung und Wegzeit zum Arbeitsort

• Interne Vermerke unserer Recruiter zum Verlauf Ihrer Bewerbung, soweit solche im Einzelfall erstellt werden

Sollte es zum Abschluss eines Arbeits- bzw. Dienstvertrages mit Ihnen kommen, so erheben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten, die Sie uns als Arbeitnehmer bzw. selbständiger Berater zur Verfügung gestellt haben oder die während Ihres Arbeits- bzw. Dienstverhältnisses entstehen, soweit es zur Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist, gemäß den Vorschriften der DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben.

In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen (insbesondere Behörden) erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall nicht bei Ihnen direkt erheben, werden wir Sie zuvor darüber informieren. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an uns übermittelt.

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten, erfassen und speichern personenbezogenen Daten insbesondere für folgende Zwecke:

Um Ihnen Arbeitsplatzangebote und Projekte zur Verfügung zu stellen und Arbeit zu bieten;

• um Ihnen zusätzliche Dienste wie z.B. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, berufliche Beratung und Begleitung bei der beruflichen Neuorientierung zur Verfügung zu stellen; 

• um Ihre Eignung als Bewerber bzw. Freelancer und Ihre stellenrelevanten Fertigkeiten festzustellen;

• zur Durchführung von Datenanalysen, wie z. B. (i) Analyse unserer Datenbank über Bewerber und Mitarbeiter; (ii) Bewertung der individuellen Leistung und Fähigkeiten, einschließlich Bewertung der arbeitsbezogenen Fähigkeiten; (iii) Identifizierung von Fachkräftemangel; (iv) Verwendung von Informationen, um Personen potenzielle Chancen aufzuzeigen, und (v) Analyse von in der Pipeline befindlichen Trends in der Einstellungspraxis; 

• um Ihnen Informationen über mögliche verfügbare Positionen zukommen zu lassen; 

• um über besondere Veranstaltungen, Aktionen, Programme, Angebote, Umfragen, Wettbewerbe und Marktforschung zu informieren; 

• zur Beantwortung individueller Anfragen; 

• zum Betrieb, Bewertung und Verbesserung unseres Geschäfts (einschließlich Entwicklung, Verbesserung, Analyse und Verbesserung unserer Dienstleistungen; Verwaltung unserer Kommunikation; Durchführung von Datenanalysen; Durchführung von Buchführung, Rechnungsprüfung und anderen internen Funktionen); 

• zum Schutz vor Betrug und anderen rechtswidrigen Handlungen, Forderungen und sonstigen Verbindlichkeiten; und 

• zur Einhaltung und Durchsetzung geltender rechtlicher Anforderungen, relevanter Branchenstandards, vertraglicher Verpflichtungen und unserer Richtlinien.

Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der DSGVO, des DSG sowie weiterer maßgeblicher Gesetze (z. B. ArbVG, BEinstG, GlBG). Vorrangig dient die Verarbeitung der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens; vorrangige Rechtsgrundlage ist Art 6 (1) b DSGVO. Im Rahmen der Bewerbung holen wir zudem eine Einwilligung nach Art 6 (1) a DSGVO ein (siehe Ziffer 4). Soweit erforderlich verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art 6 (1) f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten (z. B. Behörden) zu wahren - insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten sowie zu Zwecken der Konzernsteuerung, internen Kommunikation und Verwaltung (sog. Kleines Konzernprivileg). In Einzelfällen sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die „EU-Terrorlisten“ abzugleichen. Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art 6 (1) c DSGVO). Für eine über die genannten Zwecke hinausgehende Verarbeitung informieren wir Sie zuvor.

4. Einwilligung

Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf die Stelle, für die Sie sich beworben haben, benötigen wir keine Einwilligung; Rechtsgrundlage ist Art 6 (1) b DSGVO (siehe Ziffer 3). Eine Einwilligung holen wir nur für die beiden folgenden, darüber hinausgehenden Zwecke ein. Beide sind freiwillig und voneinander unabhängig - Sie können auch nur eine davon erteilen.

4.1 Aufnahme in unseren Talentpool

Damit wir Ihnen über Ihre aktuelle Bewerbung hinaus passende Stellen anbieten können, benötigen wir Ihre Einwilligung nach Art 6 (1) a DSGVO. Der Text lautet:

„Ich willige ein, dass die Trenkwalder Personaldienste GmbH meine personenbezogenen Daten über die Bewerbung hinaus, für die ich sie übermittelt habe, speichert, mit weiteren offenen Stellen abgleicht und mich über passende Stellen- und Projektangebote informiert. Meine Daten werden hierfür sechsunddreißig Monate ab Erteilung dieser Einwilligung gespeichert und danach gelöscht, sofern ich nicht erneut einwillige. Ich kann diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen."

4.2 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Enthalten Ihre Unterlagen Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art 9 (1) DSGVO, verarbeiten wir diese nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art 9 (2) a DSGVO. Der Text lautet:

„Ich willige ausdrücklich ein, dass die Trenkwalder Personaldienste GmbH die in meinen Bewerbungsunterlagen enthaltenen besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art 9 (1) DSGVO - insbesondere Gesundheitsdaten - verarbeitet, soweit dies zur Beurteilung meiner Bewerbung erforderlich ist. Ich kann diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen."

Die Angabe solcher Daten ist freiwillig. Erteilen Sie diese Einwilligung nicht, entfernen wir entsprechende Angaben aus Ihren Unterlagen; Ihre Bewerbung wird dadurch nicht schlechter behandelt.

4.3 Widerruf

Sie können jede der beiden Einwilligungen jederzeit einzeln, ohne Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen - formlos in Textform per E-Mail an datenschutzAT@trenkwalder.com. Ein Widerruf hat keine Auswirkung auf Ihre laufende Bewerbung; er beendet lediglich die Verarbeitung zu dem jeweils widerrufenen Zweck. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5. Datenzugriff

Wir geben personenbezogene Daten, die wir über Sie erhoben haben, nur in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie und den allgemein gültigen Datenschutzvorgaben weiter.

Wir geben Ihre Daten im Einzelfall wie folgt weiter: (i) an Tochtergesellschaften und an mit uns verbundene Unternehmen; (ii) sofern Sie ein Bewerber bzw. Freelancer sind, an Kunden, die freie Stellen bzw. Projekte haben oder die daran interessiert sind, unsere Bewerber bzw. Freelancer zu platzieren; und (iii) an andere Personen, wie z.B. Stellenberater und Unterauftragnehmer, mit denen wir zusammenarbeiten, um für Sie eine Stelle bzw. ein Projekt zu finden.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogene Daten offenlegen, (i) wenn wir dazu gesetzlich oder rechtlich verpflichtet sind; (ii) gegenüber Strafverfolgungsbehörden oder anderen Regierungsbeamte auf der Grundlage eines rechtmäßigen Offenlegungsantrags; und (iii) wenn wir der Ansicht sind, dass eine Offenlegung notwendig oder angemessen ist, um körperliche Schäden oder finanzielle Verluste zu verhindern, oder im Zusammenhang mit einer Untersuchung von mutmaßlichen oder tatsächlichen betrügerischen oder illegalen Aktivitäten. Wir behalten uns auch das Recht vor, personenbezogene Daten, die wir über Sie haben, zu übertragen, wenn wir unsere gesamten oder einen Teil unserer Geschäfte oder Vermögenswerte verkaufen oder übertragen (auch im Falle einer Umstrukturierung, Auflösung oder Liquidation).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie im Bedarfsfall bei uns einfordern.

6. Betroffenenrechte

Als Betroffener könnte Sie gem. Art. 15 – Art. 22 DSGVO folgende Rechte geltend machen:

• Das Recht auf Auskunft: Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, um zu überprüfen, ob ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz verarbeitet werden. 

• Das Recht auf Berichtigung: Betroffene Personen haben das Recht, die Berichtigung von ungenauen oder unvollständigen Daten, die über sie gespeichert sind, anzufordern, um die Richtigkeit dieser Informationen zu schützen und sie an die Datenverarbeitung anzupassen. 

• Das Recht auf Löschung: Betroffene Personen haben das Recht, zu verlangen, dass wir Informationen über sie löschen und diese Daten nicht mehr verarbeiten. 

• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Betroffene Personen haben das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung ihrer Daten einschränken. 

• Das Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene Personen haben das Recht, die Datenübertragbarkeit anzufordern, was bedeutet, dass die betroffene Person die ursprünglich bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten und häufig verwendeten Format erhalten kann oder dass die betroffene Person die Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen  beantragen kann. 

• Das Recht auf Widerspruch: Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch zu erheben, soweit diese auf einem berechtigten Interesse beruht (Art 21 (1) DSGVO). 

• Das Recht, nicht Gegenstand automatisierter Einzelentscheidungen zu sein: Betroffene Personen haben das Recht, sich keiner Entscheidung zu unterwerfen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruht, wenn diese Entscheidung ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. 

• Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort haben, am Arbeitsplatz oder am Ort der mutmaßlichen Verletzung von Rechten, wenn die betroffenen Personen der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Beruht die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO, können betroffene Personen ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wenn Sie weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten benötigen oder Ihre Betroffenenrechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an datenschutzAT@trenkwalder.com.

7. Speicherung Ihrer Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Im Hinblick auf die Speicherung von Bewerberdaten gilt dabei ergänzend folgendes:

Schließen wir oder ein Kunde einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

Wird kein Anstellungsvertrag geschlossen oder erfolgt keine Vermittlung, löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen sieben Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch. Diese Frist beruht darauf, dass Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) binnen sechs Monaten ab Ablehnung der Bewerbung gerichtlich geltend gemacht werden können und wir Ihre Unterlagen bis zum Ablauf dieser Frist zuzüglich eines Monats zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen (Art 17 (3) e DSGVO).

Haben Sie die Einwilligung nach Ziffer 4 erteilt, speichern wir Ihre Daten abweichend davon für sechsunddreißig Monate, um Ihnen auch nach Abschluss der ersten Bewerbungsphase passende Stellen- und Projektangebote unterbreiten zu können. Die Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen; nach einem Widerruf löschen wir Ihre Daten nach Ablauf der oben genannten sieben Monate.

Wird im Einzelfall ein Anspruch gegen uns geltend gemacht oder ist ein Verfahren anhängig, speichern wir die Unterlagen bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens.

8. Datenübermittlung

Die DSGVO gewährleistet ein innerhalb der Europäischen Union gleich hohes Datenschutzniveau. Bei der Auswahl unserer Dienstleister setzen wir daher nach Möglichkeit auf europäische Partner. Nur in Ausnahmefällen lassen wir Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, und zwar ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art 44 ff DSGVO - etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie der Standard-Datenschutzklauseln. Welche der im Bewerbungsverfahren eingesetzten Dienste eine Drittlandsübermittlung bewirken, entnehmen Sie der Übersicht in Ziffer 11.

9. Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. In Einzelfällen besteht eine gesetzliche Verpflichtung des Bewerbers, bestimmte Daten anzugeben (z.B. Gesundheitszeugnis, Strafregisterbescheinigung, etc.). Ohne diese Daten werden wir bzw. unsere Kunden, für die die Vermittlung durchgeführt wird, nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

10. Profiling und automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens setzen wir ein KI-gestütztes System ein, das Ihre Angaben automatisiert mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle abgleicht und daraus einen Übereinstimmungsgrad ermittelt (Profiling im Sinne des Art 4 Z 4 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art 6 (1) b DSGVO. Ergänzend erstellt ein Modul (Scorlina) beratende Hinweise auf mögliche Auffälligkeiten in Ihrem Profil (zB Lücken im Lebenslauf oder häufige Stellenwechsel). Auch dieses Profiling dient ausschließlich der Vorbereitung der Entscheidung durch das Recruiting-Team und ersetzt diese nicht; die Hinweise werden von der zuständigen Person eigenständig bewertet.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art 22 DSGVO), findet nicht statt. Über Einladung, Vermittlung oder Absage entscheidet stets eine natürliche Person, die das automatisiert ermittelte Ergebnis eigenständig prüft und davon abweichen kann. Das Ergebnis dient ausschließlich der Vorbereitung dieser Entscheidung.

Sie können den Übereinstimmungsgrad und die zugrunde liegenden Angaben jederzeit bei uns erfragen und eine Korrektur unrichtiger Angaben verlangen.

11. Online-Bewerbungsverfahren

11.1 Ablauf, eingesetzte Kanäle und Freiwilligkeit

Nach Eingang Ihrer Bewerbung gleichen wir Ihre Angaben mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle ab. Fehlen uns dabei Angaben, die wir zur Beurteilung Ihrer Bewerbung benötigen, kontaktieren wir Sie automatisiert und ersuchen Sie, diese zu ergänzen: per E-Mail mit einem Link zu einem Online-Formular, bei bekannt gegebener Mobiltelefonnummer und erteilter Einwilligung zusätzlich per WhatsApp-Nachricht (siehe unten), in manchen Fällen auch durch ein automatisiertes telefonisches Erstinterview mittels computergenerierter Stimme (KI). Ihre Antworten werden elektronisch erfasst und zur weiteren Bearbeitung an unser Recruiting-Team weitergeleitet. Das automatisierte telefonische Erstinterview wird aufgezeichnet und transkribiert; dies erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art 6 (1) a DSGVO, siehe Ziffer 11.2).

Sie sind zur Beantwortung nicht verpflichtet und können die Angaben stattdessen telefonisch oder persönlich in einer unserer Geschäftsstellen ergänzen. Wenn Sie keine Kontaktaufnahme über WhatsApp wünschen, teilen Sie uns das bitte formlos mit; wir kontaktieren Sie dann ausschließlich über die übrigen Kanäle. Rechtsgrundlage ist Art 6 (1) b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Zur automatisierten Auswertung Ihrer Angaben siehe Ziffer 10.

Für das Vorstellungsgespräch bieten wir neben dem persönlichen Termin in den Geschäftsstellen die Möglichkeit, das Gespräch online zu führen. Die Teilnahme an Online-Interviews ist freiwillig. Sie können ein Interview jederzeit abbrechen, weitere Interviews ablehnen und Ihre Einwilligung ohne Nachteile widerrufen. Die Online-Interviews werden nicht aufgezeichnet oder gespeichert. Selbstverständlich können Sie das Gespräch auch persönlich vor Ort oder telefonisch führen - dies hat keine nachteiligen Auswirkungen auf Ihre Bewerbung. Die Gespräche werden ausschließlich von Personen geführt, die für die Besetzung freier Stellen zuständig sind und die Vertraulichkeit Ihrer Daten wahren.

11.2 Übersicht über die eingesetzten Tools und Dienstleister

Wir setzen im Bewerbungs- und Vermittlungsprozess unsere KI-gestützte Plattform „Lina“ ein. Lina automatisiert Teile des Bewerbungsprozesses: die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern, die Erfassung von Bewerbungsunterlagen, den Abgleich von Anforderungsprofilen sowie die telefonische Erstkontaktaufnahme. Sämtliche nachstehend beschriebenen Verarbeitungen erfolgen im Rahmen des Bewerbungsmanagements.

Funktionen und verarbeitete Daten

Kandidatenkommunikation: Automatisierte Kommunikation per WhatsApp und E-Mail. Sie erhalten einen personalisierten Link zu einem Fragebogen, über den Sie ergänzende Angaben machen und Unterlagen (zB Lebenslauf) einreichen können. Verarbeitet werden Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Nachrichteninhalte und die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen.

Sprachgesteuerter Anruf-Agent: Ein KI-gestützter Telefonagent ruft Sie an und führt ein strukturiertes Erstgespräch. Das Gespräch wird in Echtzeit durch ein generatives Sprachmodell verarbeitet; zu Beginn des Anrufs werden Sie über den KI-Einsatz und die Aufzeichnung informiert. Aufzeichnung und Transkript werden ausschließlich für den konkreten Bewerbungsvorgang verwendet. Verarbeitet werden Telefonnummer, Gesprächsinhalte, Aufzeichnung und Transkript.

Anforderungsabgleich (Matching): Automatischer Abgleich der Stellenanforderungen mit Ihrem Kandidatenprofil auf Basis extrahierter Attribute; daraus wird ein Übereinstimmungsgrad berechnet. Verarbeitet werden die aus Ihren Unterlagen extrahierten Profilattribute.

Ergänzende Einschätzung (Scorlina): Ein unterstützendes Modul weist das Recruiting-Team auf mögliche Auffälligkeiten hin (zB Lücken im Lebenslauf, häufige Stellenwechsel). Die Ausgabe ist ausschließlich beratend.

Kandidatenportal (Talina): Ein Self-Service-Portal, über das Sie sich registrieren, ein Profil anlegen und Ihren Lebenslauf per KI-Chat aufbauen können. Verarbeitet werden Ihre Registrierungs- und Profildaten.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Durchführung des Bewerbungsverfahrens: Die Kernverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage; Rechtsgrundlage ist Art 6 (1) b DSGVO.

Prozessoptimierung: Soweit die Verarbeitung darüber hinaus der effizienten Vorauswahl und der Optimierung unserer Vermittlungsprozesse dient, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art 6 (1) f DSGVO). Die Interessenabwägung ist dokumentiert; Sie können ihr nach Art 21 DSGVO widersprechen.

WhatsApp-Kanal und Gesprächsaufzeichnung: Die Nutzung des WhatsApp-Kanals sowie die Aufzeichnung des Erstgesprächs erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art 6 (1) a DSGVO), soweit diese eingeholt wird; alternativ stehen E-Mail und ein Gespräch ohne Aufzeichnung zur Verfügung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Besondere Kategorien: Enthalten Ihre Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten (zB Gesundheitsangaben, Lichtbild), verarbeiten wir diese nur, soweit dies nach Art 9 (2) b DSGVO iVm arbeitsrechtlichen Vorschriften zulässig ist oder Sie eingewilligt haben (Art 9 (2) a DSGVO).

Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung

Der Übereinstimmungsgrad des Matchings und die Hinweise aus Scorlina sind vorbereitend und unterstützend. Die Entscheidung über die Aufnahme in ein Auswahlverfahren, die Einladung zu einem Gespräch und die Vermittlung trifft stets ein Mensch aus dem Recruiting-Team. Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhende Entscheidung mit Ihnen gegenüber rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung iSd Art 22 (1) DSGVO findet nicht statt. Sie haben das Recht, zu einem automatisiert erstellten Vorschlag eine Erläuterung zu verlangen und Ihren Standpunkt darzulegen.

Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlung

Zur Erbringung der genannten Funktionen setzen wir spezialisierte Dienstleister als Auftragsverarbeiter iSd Art 28 DSGVO ein, insbesondere für KI-Analyse, Echtzeit-Sprachverarbeitung, Telefonie, Messaging, Hosting und Authentifizierung. Speicherung und Verarbeitung erfolgen auf der Cloud-Infrastruktur von Amazon Web Services in der Region EU (Frankfurt, eu-central-1).

Einzelne Dienste verarbeiten Daten außerhalb der EU oder stellen keinen EU-spezifischen Endpunkt bereit; dies betrifft insbesondere die Echtzeit-Sprachverarbeitung des Anruf-Agenten. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, stützen wir dies auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art 46 (2) c DSGVO) und, soweit erforderlich, auf ergänzende Schutzmaßnahmen.

Speicherdauer und Rechte

Aufzeichnungen und Transkripte werden ausschließlich für den konkreten Bewerbungsvorgang verwendet und nach Maßgabe der allgemeinen Löschfristen des Bewerbungsmanagements (siehe Abschnitt 7) gelöscht. Ihre Betroffenenrechte, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch (Art 21 DSGVO) sowie Widerruf einer Einwilligung, richten sich nach Abschnitt 6.

Eine vollständige, laufend aktualisierte Übersicht der eingesetzten Tools und Dienstleister - mit Zweck, Datenkategorien, Serverstandort und Übermittlungsgarantien gibt die folgende Übersicht:

Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation wenden Sie sich bitte an unseren unter Punkt 1. angeführten Datenschutzbeauftragten.