Der erste Schritt ist getan - Sie haben neue MitarbeiterInnen gefunden, die zu Ihnen passen.
Aber wie geht es jetzt weiter?
Worauf müssen Sie achten? Woran sollen Sie denken?
Wir zeigen Ihnen worauf es im Onboarding Prozess ankommt.
Wozu eigentlich das Onboarding?
Die ersten Tage und Wochen sind maßgeblich dafür verantwortlich, ob sich neue MitarbeiterInnen bei Ihnen wohlfühlt und wie schnell sie sich in den Arbeitsalltag einbringen. Ein gut strukturiertes und geplantes Onboarding hilft Ihnen sowie neuen MitarbeiterInnen und dient zur Erhöhung der Mitarbeiterloyalität. Es schafft Sicherheit und motiviert MitarbeiterInnen dem professionellen Einstieg nachzukommen. Denken Sie ebenfalls an einen digitalen Onboarding Prozess - dies erspart Zeit und Kosten, da der Prozess einmal richtig aufgesetzt wird und danach reibungslos laufen kann. Damit haben Sie die Möglichkeit von Beginn an einen einheitlichen Wissensaustausch bzw. -transfer sicherzustellen.
Was ist also zu tun?
Vor dem Arbeitsbeginn:
Der Onboarding Prozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag neuer MitarbeiterInnen – geben Sie vorab die Möglichkeit Fragen sowohl mit Repräsentant der Personalabteilung als auch mit zukünftigen Führungskräften zu stellen und beantwortet zu bekommen.
Checken Sie, ob alle notwendigen Dokumente neuer MitarbeiterInnen bei Ihnen aufliegen und der Arbeitsvertrag beiderseits unterzeichnet ist. Integrieren Sie neue MitarbeiterInnen von Anfang an in das Tagesgeschäft, sodass sie als äquivalentes Teammitglied ihren Beitrag leisten können. Stellen Sie, wenn möglich, bereits vorab Firmen-Unterlagen (z.B. Unternehmenspräsentation, Organigramm etc.) zur Verfügung – so kann sich ihr neues Team-Mitglied schon ein wenig einlesen und vorbereiten. Es gibt vor Arbeitsantritt ein internes Firmen-Event? Das ist der perfekte Zeitpunkt! Laden Sie neue MitarbeiterInnen ein – so können in einem lockeren, ungezwungenen Rahmen bereits Kontakte geknüpft werden. Achten Sie darauf, dass vor Dienstantritt der Arbeitsplatz und alle notwendigen Arbeitsmittel vorbereitet sind. Dazu zählt: PC, Telefon, Zugangskarte, Visitenkarten, Firmenhandy oder Firmenwagen, etc. - in Zeiten von Corona ist die technische Infrastruktur das A und O bei der Mitarbeitereinführung. Informieren Sie Ihre/n neue/n MitarbeiterIn vorab über die Dienstzeiten der ersten Arbeitstage und bereiten Sie eine interne Kommunikation über den Eintritt vor.
Die ersten Tage:
Machen Sie eine Büro-Tour, zeigen Sie die wichtigsten Orte und stellen Sie die wichtigsten AnsprechpartnerInnen vor. Sollte dies nicht möglich sein, z.B. auf Grund von Corona, machen Sie Fotos vom Arbeitsplatz, um sich diesen besser vorstellen zu können.
Stellen Sie neuen MitarbeiterInnen eine/n MentorIn bzw. einen Buddy zur Verfügung. Dieser soll bei der Eingewöhnung und dem Kennenlernen zur Seite stehen und sowohl zur fachlichen als auch persönlichen Unterstützung dienen.
Der nächste Schritt ist die Einweisung des Arbeitsplatzes – geben Sie eine Einführung in die Firmen-Systeme und erklären Sie interne Abläufe, wie z.B. Arbeitszeiten, Pausenregelung, Urlaubsbeantragung, Krankenstände etc.
Die ersten Wochen:
Erarbeiten Sie vorab einen Einarbeitungsplan und halten Sie sich an diesen. Stellen Sie neuen MitarbeiterInnen wichtige Schulungen zur Verfügung (Produktschulungen, Compliance Schulungen etc.).
Die ersten Monate:
Führen Sie nach dem ersten Monat ein kurzes Feedbackgespräch und informieren sich, wie es Ihren MitarbeiterInnen ergangen ist. Um die internen Abläufe und Abteilungen besser kennenzulernen, bietet es sich an eine Job Rotation durchzuführen.
Onboarding Checkliste
Wenn Sie Ihren Onboarding Prozess einmal erarbeitet haben, können Sie diesen auf alle neuen MitarbeiterInnen umsetzen. Holen Sie sich auch gerne Feedback von neuen Team-Mitgliedern ein, um den Prozess zu optimieren.
Um Ihnen bei Ihrem Onboarding Prozess zu helfen, haben wir für Sie eine Checkliste erarbeitet. Dieses PDF steht Ihnen kostenlos zur Verfügung und soll als Starthilfe dienen.